Änderungen im
Mai / Juni 2016
1. Sperre und Freischaltung des Anlagenjournals bei Verwendung von Musterverträgen
Bei der Neuanlage von Verträgen mittels Kopie (aus Musterverträgen oder anderen Verträgen) können auch die zugeordneten Anlagen mitkopiert werden. Optional wird hierbei automatisch ein Anlagenjournal in der Korrespondenzverwaltung erzeugt, was aber ungünstig sein kann, da das Anlagenjournal anschließend nicht mehr verändert werden kann.
Deshalb ist bei kopierten Anlagen das Anlagenjournal zukünftig zunächst einmal gesperrt (roter Button). Man hat dadurch noch die Möglichkeit zur Überarbeitung bzw. zum Löschen einzelner Anlagen, bevor man den (roten) Button [Anlagenjournal] betätigt und die Freigabe bzw. Erzeugung des Anlagenjournals vornimmt.
2. Deaktivierung von Korrespondenzablagen
Als Alternative zum Löschen, welches bei freigegebenen Korrespondenzen zum Beispiel auch nicht mehr möglich ist, steht jetzt eine Deaktivierungsfunktion zur Verfügung. Deaktivierte Korrespondenzen werden in den Übersichten standardmäßig ausgeblendet, können aber bei Bedarf mittels eines Buttons jederzeit wieder sichtbar gemacht werden. Sie finden die Funktion zur Deaktivierung bzw. Wiederaktivierung als Untermenü zum Button [Status]. Die Deaktivierung wird durch ein "X" am rechten Rand in der Korrespondenzübersicht angezeigt.
Ohne Korrespondenz-Masterberechtigung ist die Deaktivierungsfunktion eingeschränkt auf eigene (dem jeweils angemeldeten Mitarbeiter zugeordnete) und gleichzeitig nicht abschließend freigegebene Korrespondenzen.
3. Neu gestaltete/erweiterte Filterwerkzeuge in den Korrespondenzübersichten
Die Filterwerkzeuge wurden umfassend neu gestaltet. Dies betrifft sowohl die vorgangsbezogenen Übersichten als auch die Gesamtübersicht aller Korrespondenzen.
In der Statuszeile finden Sie jetzt neue Gruppierungen von Buttons zur bequemen Filterung sowohl der Korrespondenz-Arten als auch der Korrespondenz-Bezüge, sowohl einschränkend (NUR) als auch ausschließend (NEIN). Ähnliches gilt in Bezug auf die Filterung des Anlagenjournals und der Deaktivierung.
Im "Filter sonstig" wurde insbesondere die Stichwort-Suche weiterentwickelt. Sie berücksichtigt standardmäßig den Ablagenamen, den Dateinamen (inkl. Originaldateinamen) sowie die drei Hinweiszeilen. Für einen Teil der Dokumente ist jetzt auch die Volltextsuche (Suche im gesamten Dokument) standardmäßig aktiviert. Möglich ist die Volltextsuche zurzeit bei allen IVM-Einfachtext-Dokumenten (Typen DB, SB, INK etc.) sowie allen MS-Word-Dokumente (Typen DOC und DOCX), aber letztere nur, wenn sie über die IVM-Word-Schnittstelle archiviert wurden. Alle Dokumente, für die eine Volltextsuche möglich ist, sind zur besseren Klarheit im dritten Layout in einer neuen Spalte mit "TS" (Textsuche möglich) gekennzeichnet. Für die Zukunft ist eine Ausdehnung der Textsuche auf IVM-Mails, IVM-Richtext-Dokumente und MS-Outlook-Mails (Dateityp MSG) geplant. Desweiteren gibt es bei der Stichwort-Suche als neue Optionen die Suche nach ganzen Wörtern sowie die Beachtung der Groß- und Kleinschreibung.
Bei der Filterung über den Korrespondenztyp und den Archivierungsstatus kann jetzt sowohl einschränkend (NUR) als auch ausschließend (NEIN) gefiltert werden.
4. Änderung in der Infodatenmaske zu einer Korrespondenz
Die Reihenfolge der Datenfelder in der Infodatenmaske wurde so verändert, dass die Reihenfolge der Abarbeitung wieder von "oben" nach "unten" erfolgt. Bei der Archivierung einer neuen Korrespondenz steht man zukünftig zuerst auf dem Feld "Korrespondenzart", bei der Änderung der Infodaten zu einer vorhandenen Korrespondenz auf dem ersten Hinweisfeld.
5. Einschränkung des GDV-Transfers auf einzelne IVM-Versicherer
Für den Fall, dass ein Versicherer Verträge mit mehreren Agenturnummern innerhalb einer Datensendung liefert und man nicht alle Agenturnummern laden möchte, ist ein eingeschränkter Transfer für einzelne Agenturnummern möglich. Dies kann sinnvoll sein, da im IVM unterschiedliche Agenturnummern in der Regel über verschiedene IVM-Versicherer verwaltet werden.
Entweder findet ein Abgleich mit der im IVM-Versicherer eingetragenen Agenturnummer statt oder aber es ist eine Einschränkung auf einen einzelnen IVM-Versicherer möglich.
Die Funktion der Einschränkung auf einzelne Agenturnummern (unmittelbar vor dem endgültigen Start des Transfers (in Schritt 2, Taste F7) wurde hierzu erweitert. Diese Einschränkung auf einzelne IVM-Versicherer betrifft anders als bei der Einschränkung auf einzelne Agenturnummern nur bereits vorhandene Verträge.
6. Konfiguration des Filters in der Kundenübersicht bzw. bei der Kundensuche
In der Gesamtübersicht aller Kunden ist standardmäßig ein Filter aktiv, der deaktivierte Kunden (Aktivierung X) ausblendet, dh. es werden alle Kunden mit den Aktivierungen A, I oder S angezeigt. Jetzt kann man die Filtervorgabe in der IVM-Konfiguration ändern (Parameter 69). Dadurch ist es zum Beispiel möglich, auch alle Kunden mit der Aktivierung S standardmäßig auszublenden.
Wichtiger Hinweis: Die Vergabe der Aktivierung S (vorläufiges Storno) ist im Gegensatz zur Deaktivierung X an keinerlei Bedingungen geknüpft. Deshalb sollte die Ausblendung von S-Kunden vorher gut bedacht werden.
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