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Änderungen im
September 2018
1. Neues Konzept für Korrespondenzberechtigungen
Mit Hilfe eines neuen Konzepts für Korrespondenzberechtigungen ist eine Einschränkung des Zugriffs auf Korrespondenzen möglich. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten der Einschränkung:
Einschränkung über System-Spartengruppen
In der IVM-Konfiguration können Benutzer auf bestimmte System-Spartengruppen (S, K, P, B, I, X, #) eingeschränkt werden. In Bezug auf die Korrespondenz bedeutet dies, dass vertragsbezogene Korrespondenzen nur noch dann angezeigt werden, wenn die zugehörigen Verträge vorhanden und einer der angegebenen System-Spartengruppen zugeordnet sind. Analoges gilt für die Einschränkung des Zugriffs auf die Korrespondenzen zu Schäden. Korrespondenzen, die nur einem Kunden, Versicherer etc. zugeordnet sind, betrifft diese Einschränkung nicht.
Damit besteht zum Beispiel die Möglichkeit, bei der Korrespondenz das Personengeschäft und das Sachgeschäft zu trennen, so dass die Mitarbeiter der Sachabteilungen keinen Zugriff auf Korrespondenzen zu Personenversicherungen haben und umgekehrt.
Einschränkung über Berechtigungsstufen
Die IVM-Software wird um ein neues Konzept von Berechtigungsstufen ergänzt, welches in der neuen Tabelle 38 realisiert ist. Dieses ist auf die folgenden drei Ebenen ausgelegt:
- Geschäftsführer (Position/Stufe 10)
- Abteilungsleiter (Positionen/Stufen 20, 21, 22, …)
- Sachbearbeiter (Positionen/Stufen 30, 31, 32, …)
Hierbei sind zum Beispiel die Sachbearbeiter mit der Stufe 30 dem Abteilungsleiter mit der Stufe 20 zugeordnet, analog gehört 31 zu 21 etc.
Diese neue Tabelle 38 wird bei der Installation des neuen Updates automatisch erstellt, wobei zunächst alle Positionen deaktiviert (X) sind. Zur Inbetriebnahme müssen Sie diese Tabelle entsprechend Ihren Anforderungen bearbeiten (konfigurieren), indem Sie die benötigten Positionen aktivieren und gegebenenfalls umbenennen, dh. die individuellen Namen Ihrer Abteilungen hinterlegen. Eine Neuanlage oder ein Löschen von Positionen sind nicht möglich. Für die Bearbeitung dieser Tabelle ist die Tabellen-Masterberechtigung erforderlich.
In der IVM-Konfiguration kann man jedem Benutzer eine der freigeschalteten Berechtigungsstufen zuordnen. Bei der Archivierung eines Dokuments (und auch jederzeit später) besteht die Möglichkeit, diesem Dokument im Rahmen der Infodaten (bis zu drei) Berechtigungsstufen zuzuordnen.
Auf freie Dokumente (ohne Berechtigungsstufe) hat wie bisher jeder Benutzer Zugriff. Für alle Dokumente mit Berechtigungsstufe gelten folgende Einschränkungen:
Ein Benutzer mit der Berechtigungsstufe 10 (Geschäftsführung) hat Zugriff auf alle Dokumente.
Ein Benutzer mit der Berechtigungsstufe 20 (Leiter Abteilung 1) hat nur Zugriff auf alle Dokumente mit den Berechtigungsstufen 20 und 30 sowie alle freien Dokumente (ohne Berechtigungsstufe).
Ein Benutzer mit der Berechtigungsstufe 30 (Sachbearbeiter Abteilung 1) hat nur Zugriff auf alle Dokumente mit der Berechtigungsstufe 30 sowie alle freien Dokumente.
Zusätzlich gilt folgendes: Ein Benutzer, der dem Dokument zugeordnet ist, sowie der, der ursprünglich das Dokument archiviert hat und der, der zuletzt die Infodaten bearbeitet hat, hat weiterhin Zugriff auf dieses Dokument, auch wenn er selbst eine niedrigere Zugriffsstufe hat oder keine Freischaltung für die entsprechende Spartengruppe hat. Dh. ein Sekretär bzw. eine Sekretärin kann beispielsweise für die Geschäftsführung Dokumente mit der Berechtigungsstufe 10 hinterlegen oder die Berechtigungsstufe nachträglich entsprechend anpassen und behält trotzdem den Zugriff und damit den Überblick.
Alle Dokumente, für welche man keine Zugriffsberechtigung hat, werden in den betreffenden Übersichten komplett ausgeblendet. Falls ein solches Dokument einem Termin oder einem Geschäftsvorfall (GV) zugeordnet ist, ist dieser Termin bzw. Geschäftsvorfall zwar allgemein im Zugriff, aber im Termin oder GV wird nur angezeigt, dass es ein zugehöriges Dokument gibt. Die Infodaten oder das Dokument selbst bleiben verborgen.
Korrespondenzgruppen kann man ebenfalls Berechtigungsstufen zuordnen. Dies ist aber nur dann möglich, wenn alle Unterkorrespondenzen die gleichen Berechtigungsstufen haben. Nur eine Korrespondenzgruppe ohne eigene Berechtigungsstufen kann Dokumente mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen enthalten. Ein Benutzer hat auch hier nur Zugriff auf die Dokumente entsprechend seiner Berechtigungsstufe.
2. Erweiterungen / Änderungen bei Korrespondenzgruppen
Die Anzeige und Handhabung von Korrespondenzgruppen wurde optimiert. In der Spalte Bezug erscheint jetzt nur noch der abweichende Bezug (im Falle von verlinkten Dokumenten). Dadurch sind letztere jetzt besser unterscheidbar von "echten" Unterkorrespondenzen.
Viele weitere Funktionen sind nun auch innerhalb einer Korrespondenzgruppe aufrufbar:
Es steht der Button [Archivieren] zur Verfügung. Damit können Dokumente und Korrespondenzen jetzt direkt in eine Gruppe hinein archiviert werden.
Mit dem neuen Button [KG-Info] können innerhalb der Gruppe die Info-Daten der Gruppe aufgerufen und geändert werden, analog mit [KG-TE] der zugehörige Termin und mit [KG-Stat] der Status der Gruppe.
Korrespondenzgruppen können ab sofort gesammelt deaktiviert und wieder aktiviert werden.
Auch Berechtigungsstufen können gesammelt vergeben, geändert bzw. wieder gelöscht werden.
Bei diesen gesammelten Anpassungen werden immer jeweils nur "echte" Unterkorrespondenzen berücksichtigt, dh. keine verlinkten Dokumente.
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