Änderungen im
Mai 2003
1. Verknüpfung von Korrespondenz und
Terminkalender
Die IVM-Software bietet ab sofort die Möglichkeit,
einzelne Korrespondenzablagen mit einem Termin zu versehen. Im
folgenden werden die wesentlichen Grundlinien erläutert. Der
genauen Details finden Sie in den entsprechenden
Handbuchhinterlegungen der IVM-Software (Taste <F11>).
1.1. Erweiterungen der Korrespondenzverwaltung
Bei jedem einzelnen Archivierungsvorgang, egal ob
aus der internen IVM-Textverarbeitung, aus der Schnittstelle zu
MS-WORD oder beim Archivieren einer externen Datei, erscheint
jetzt automatisch eine Dialogmaske, die folgende Optionen
anbietet:
- Ändern der Informations-/Hinweiszeile
- Ändern des zugeordneten Betreuers/Sachbearbeiters
- Ändern des Ablagenamens (Dateiname)
- Setzen eines Termins mit der Möglichkeit, diesen auch einem anderen Betreuer/Sach-bearbeiter zuordnen zu können.
Innerhalb der Korrespondenzübersichten kann diese
Dialogmaske auch später jederzeit nochmals aufgerufen werden,
und zwar mit der Taste <F5>, allerdings nur solange, wie
die Korrespondenz-ablage nicht entgültig freigegeben wurde
(Status AF).
In den Korrespondenzübersichten erscheint jetzt
automatisch ein Hinweis “TE“ auf einen vorhandenen
Termin. Mit der Taste <F6> kann man sich zur markierten
Korrespondenz den vorhandenen Termin aufrufen oder auch einen
neuen Termin anlegen. Um die Handhabung möglichst einfach und
übersichtlich zu gestalten, ist nur maximal ein Termin pro
Korrespondenzablage erlaubt.
Beim Aufruf einer Korrespondenz mit der Taste
<RET> erscheint jetzt ein erweitertes Auswahlmenü, in dem
die soeben beschriebenen Funktionen ebenfalls eingebunden sind.
Das Archivieren von Korrespondenzablagen aus der
WORD-Schnittstelle geschah bislang weitgehend im Hintergrund,
ohne daß der Anwender eingreifen mußte oder konnte. Jetzt ist
es so, daß bei jeder Archivierung auch hier automatisch die
erwähnte neue Dialogmaske erscheint und man die Möglichkeit
hat, unmittelbar die Informations-/Hinweiszeile zu ändern oder
einen Termin anzulegen. Das Abholen eines zum Archivieren
bereitstehenden WORD-Dokuments geschah bislang automatisch bei
bestimmten Maskenwechseln. Dies bleibt auch bestehen, allerdings
besteht jetzt innerhalb der Korrespondenzübersichten die neue
Option, mit der Taste <F1> diese Abholung gezielt zu
betätigen.
1.2. Erweiterungen der Terminverwaltung
In der Terminmaske ist erkennbar, falls ein Termin
mit einer Korrespondenz verknüpft ist. Mit der Taste <F7>
kann man bekanntermaßen aus einem Termin in den zugehörigen
Vorgang springen. Diese Funktion wurde entsprechend erweitert, so
daß man nun auch aus einem Termin die zugehörige Korrespondenz
aufrufen kann, egal ob es sich um eine Korrespondenz aus der
internen Textverarbeitung, aus der WORD-Schnittstelle oder eine
sonstige externe Datei handelt.
1.3. Mitarbeiterbezogene Verwaltung von Vorgängen
Mit Hilfe dieser Funktionen ergeben sich nun neue
Möglichkeiten, beispielsweise die eingehende Korrespondenz nach
dem Einscannen über Termine einzelnen Mitarbeitern zuzuordnen.
Des weiteren besteht in der allgemeinen Korrespondenzverwaltung
über einen Filter die Möglichkeit, die Korrespondenz je
Mitarbeiter anzuzeigen. Zudem ist eine Einschränkung auf
Korrespondenzablagen mit Termin möglich.
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