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Änderungen im
Oktober 2013
1. Überblick zur SEPA-Umstellung des Agenturinkassos
Zum 1. Februar 2014 wird das bisherige nationale Lastschriftsystem abgeschaltet. Ab diesem Zeitpunkt ist nur noch das neue europäische SEPA-Lastschriftverfahren möglich. Statt der bisherigen Einzugsermächtigungen gibt es die sogenannten SEPA-Mandate. Hierzu wurde in der IVM-Software ein neues eigenständiges Verwaltungssystem aufgebaut.
Mit der Installation der neuen IVM-Version 4500 wird im Rahmen der Konvertierung automatisch eine Vorschlagsliste für die neuen SEPA-Mandate erzeugt. Ein Protokoll hierzu finden Sie im Unterordner \IVM\DATEN\ALT4400 in der Datei SEPAMAND.TXT.
Die SEPA-Mandate werden in einer eigenständigen Datenbank verwaltet. Die vorgeschlagenen SEPA-Mandate sind zu prüfen. Alle geprüften bzw. korrigierten SEPA-Mandate geben Sie frei. Sofern in der alten IVM-Version 4400 mit Stand vom Juli 2013 bereits das Datum der bisherigen Einzugsermächtigung bzw. des Kombi-Mandats erfasst wurde, wird dieses in das zukünftige SEPA-Mandat übernommen und die Freigabe erfolgt in der Regel bereits automatisch.
Alle geprüften und freigegebenen Mandate können später automatisch beim neuen SEPA-Lastschriftverfahren eingesetzt werden. Den Zeitpunkt für den konkreten Umstieg bestimmen Sie selbst mit Hilfe eines Parameters in der IVM-Konfiguration, den wir Ihnen noch bereitstellen werden.
Bis dahin ist in der IVM-Software noch das bisherige Lastschriftsystem aktiv !
Die IVM-Software unterstützt zunächst einmal nur SEPA-Basis-Lastschriften, was in aller Regel ausreicht. Falls SEPA-Firmen-Lastschriften benötigt werden bzw. falls Sie Fragen dazu haben, setzen Sie sich bitte mit Ihrem Betreuer in Verbindung.
2. SEPA-Mandate im Agenturinkasso
Die SEPA-Mandate für das Agenturinkasso werden in einer neuen eigenständigen Datenbank verwaltet, mit einer zentralen und eindeutigen Vergabe der Mandatsreferenzen, beginnend mit der Referenz "1000", dann "1001" und fortlaufend. Die Verwendung beispielsweise der Kundennummer als Mandatsreferenz ist nicht sinnvoll, weil ein Kunde beliebig viele SEPA-Mandate erteilen kann, zu einzelnen Verträgen oder auch zu einzelnen Positionen von Rechnungsaufteilern.
Es wird zwischen drei verschiedenen Mandatsarten unterschieden:
- Gesamt-Rahmenmandat (für alle Verträge einer Kundenverbindung)
- Teil-Rahmenmandat (für einzelne bzw. mehrere ausgewählte Verträge einer Kundenverbindung)
- Einzelmandat (für einen einzelnen Vertrag)
SEPA-Mandate sind immer mit einer konkret hinterlegten Bankverbindung verknüpft, und zwar entweder in der KB-Maske (Kunde), in der ADR-Maske (abw. Kundenadresse) oder in der VB-Maske (Vertrag). Die jeweilige Bankverbindung muss beispielsweise in der VB-Maske eingetragen sein, die schlichte Zuordnung einer Bankverbindung aus der KB-Maske reicht nicht. Zu allen drei möglichen Bankverbindungen in der kundenbezogenen KB-Maske können SEPA-Mandate hinterlegt werden, entweder als Gesamt- oder als Teil-Rahmenmandat. Zu einer abw. Adresse (ADR) können nur Teil-Rahmenmandate hinterlegt werden, zu einem einzelnen Vertrag in der VB-Maske nur Einzelmandate.
Rahmenmandate können in einem Vertrag nur aktiviert werden, wenn in der VB-Maske keine eigenständige Bankverbindung eingetragen ist. Der Unterschied zwischen einem Gesamt- und einem Teil-Rahmenmandat ist, dass im ersteren Fall alle Verträge automatisch eingeschlossen sind, wenn sie nicht explizit ausgeschlossen sind, während bei einem Teil-Rahmenmandat die Verträge explizit eingeschlossen werden müssen. Das Einschließen bzw. Ausschließen erfolgt in der VB-Maske eines Vertrags mit dem Datenfeld "Lastschrift AI aktiviert ? J/N". Dieses Datenfeld steht nur in Verträgen mit Agenturinkasso zur Verfügung.
Für die Freigabe eines SEPA-Mandats ist es notwendig, dass entweder das Mandatsdatum des neuen Mandats oder bei einer Umwandlung aus dem bisherigen Lastschriftverfahren das Datum der vorliegenden Einzugsermächtigung erfasst ist. Desweiteren muss natürlich eine korrekte und konsistente Bankverbindung vorhanden sein. Die Mandatsreferenz wird beim ersten Speichern eines Mandats automatisch vergeben.
Mit der Freigabe eines Mandats werden die Datenfelder der Bankverbindung in der zugehörigen übergeordneten Maske (KB, ADR, VB) gesperrt. Wenn eine nachträgliche Änderung notwendig sein sollte, muss man das SEPA-Mandat zuerst unterbrechen, dann die Bankverbindung ändern und anschließend das Mandat wieder freigeben. Hierdurch ist zum Beispiel gewährleistet, dass ein freigegebenes SEPA-Mandat immer mit einer konsistenten Bankverbindung verknüpft ist. Da die Erfassung bzw. Bearbeitung der SEPA-Mandate zudem an eine bestimmte FiBu-Berechtigung geknüpft ist, ist gewährleistet, dass ein SEPA-Mandat inklusive der Bankverbindung nur von Mitarbeitern mit der erforderlichen Berechtigung bearbeitet werden kann.
3. Übersicht der SEPA-Mandate / Automatische Erzeugung bei der Konvertierung (AI)
Mit der Installation der neuen IVM-Version 4500 wird auf der Basis der bislang erfassten Einzugsermächtigungen eine Vorschlagsliste der SEPA-Mandate erzeugt. Diese können Sie über einen entsprechenden Button bzw. das Menü Extras/F7 aus der Gesamtübersicht der Inkassosätze (AI) aufrufen. Dort sehen Sie die erzeugten SEPA-Mandate mit der Möglichkeit von verschiedenen Sortierungen und Layouts. Mit Hilfe eines Filters können Sie nach Mandatsarten und anderen Kriterien selektieren.
Die automatische Erzeugung der SEPA-Mandate erfolgt nach folgenden Regeln:
Für eine Bankverbindung mit einer hinterlegten generellen Einzugsermächtigung in der kundenbezogenen KB-Maske wird immer ein SEPA-Gesamt-Rahmenmandat erzeugt.
Für eine Bankverbindung mit einer hinterlegten Einzugsermächtigung in der vertragsbezogenen VB-Maske wird in aller Regel ein SEPA-Einzelmandat erzeugt.
Ein SEPA-Teil-Rahmenmandat für eine Bankverbindung in der KB-Maske wird dann erzeugt, wenn in der KB-Maske keine generelle Einzugsermächtigung hinterlegt ist, aber einzelne Verträge ohne Eintrag einer Bankverbindung in der VB-Maske, aber mit einer Einzugsermächtigung, zugeordnet sind. Da die VB-Maske in diesem Fall keine eigenständige Bankverbindung hat, kann kein SEPA-Einzelmandat erzeugt werden.
Desweiteren gibt es den Fall, dass einem Vertrag eine abweichende Rechnungsadresse (ADR) zugeordnet ist, die wiederum eine Bankverbindung enthalten kann. Wenn nun der Vertrag keine eigenständige Bankverbindung hat und gleichzeitig der Lastschrifteinzug aktiviert ist, dann wird für die Bankverbindung in der abweichenden Rechnungsadresse (ADR-Maske) ein Teil-Rahmenmandat erzeugt.
Beim Einsatz des Zusatzmoduls Rechnungsaufteiler können die Hauptadresse des VN oder abweichende Adressen angesprochen werden. Wenn gleichzeitig eine Einzugsermächtigung eingetragen ist, wird auch in diesem Fall ein Teil-Rahmenmandat erzeugt.
Es ist unbedingt erforderlich, dass Sie alle erzeugten SEPA-Mandate prüfen.
Insbesondere sollten Sie sich die Teil-Rahmenmandate und deren Zuordnung genau ansehen. Es stehen zudem zwei Zeilen zur Verfügung, um ein Teil-Rahmenmandat mit Hinweisen genauer zu beschreiben.
Es ist auch möglich, dass zu viele Einzelmandate erzeugt wurden, weil die Bankverbindungen vertragsbezogen (in der VB-Maske) gepflegt wurden. Dies kann zu Problemen bei der Erzeugung von Sammelrechnungen führen. Während bisher eine Sammelrechnung mit gemeinsamer Lastschrift möglich war, wenn allen Teilrechnungen die gleiche Bankverbindung zugeordnet war, so ist jetzt zu beachten, dass alle Einzelposten einer Sammelrechnung das gleiche SEPA-Mandat (gleiche Mandatsreferenz) zugeordnet haben müssen.
4. Hinterlegung der SEPA-Gläubiger-Daten (AI)
In der IVM-Konfiguration können Sie zentral die notwendigen Gläubiger-Daten hinterlegen. Der Aufruf erfolgt aus der Maske der Niederlassungsdaten (NL) heraus mit der Taste . Hierzu ist die FiBu-Masterberechtigung erforderlich.
Der Name des Gläubigers wird aufgrund der IVM-Lizenzeintragung vorgeschlagen. Sie sollten den Namen prüfen und gegebenenfalls ändern. Er ist dann fest hinterlegt und wird auch nicht mehr automatisch angepasst, wenn sich die Lizenzeintragung ändert. Die Gläubiger-ID erhalten Sie von der Deutschen Bundesbank und muss ebenfalls hier eingetragen werden.
Sowohl der Gläubigername als auch die Gläubiger-ID werden in jedem Mandat angezeigt und werden bei jeder Abbuchung übermittelt. Wenn sich an diesen Daten etwas ändern sollte, ist dies anzeigepflichtig, dh. bei der jeweils nächsten Abbuchung wird dies als Änderung übermittelt. Gleichzeitig wird für alle Mandate im IVM, die dies betrifft, bei der nächsten Abbuchung eine Mandatsfortschreibung durchgeführt inkl. Historisierung und Erhöhung der Versionsnummer. Es ist deshalb ratsam, die SEPA-Gläubiger-Daten nicht willkürlich zu ändern.
Sollte in Ihrem System die Mandantenfähigkeit (mit Buchungskreisen) freigeschaltet sein, so können für die Hinterlegung der gesonderten Gläubigerdaten individuelle Regeln gelten. Sprechen Sie hierzu bitte Ihren Betreuer an.
5. Auswertungen und Textverarbeitung mit SEPA-Mandaten (AI)
Im Rahmen der Gesamtübersicht der SEPA-Mandate kann man über den Filter wichtige Selektionen bei der Bildschirmanzeige aktivieren. Auf dieser Basis können auch Listen gedruckt sowie Auswertungsdateien erzeugt werden. Hierdurch stehen alle Funktionen und Schnittstellen des Auswertungsmoduls zur Verfügung.
Zum Ansteuern der notwendigen Felder (für Textverarbeitung, ASCII-Schnittstelle etc.) wurden die BV-Variablen der fiktiven BV-Maske entsprechend erweitert. Hiermit stehen jetzt notwendige Datenfelder wie die Mandatsreferenz, das Mandatsdatum etc. zur Verfügung. Über die NL-Maske (Niederlassungsdaten) können die hinterlegten Gläubiger-Daten angesprochen werden.
Die genannten neuen BV-Variablen können auch im Einzelbrief verwendet werden. Hierfür stehen beispielsweise die neuen Umschaltvariablen "#.BV1", "#.BV2" und "#.BV3" zur Verfügung, mit denen man wahlweise eine der drei Bankverbindungen aus der KB-Maske inklusive der Mandatsdaten ansprechen kann. Über den Adressmanager kann man abweichende Adressen ansprechen. Wenn man den Adressmanager aus einem Kunden heraus aufruft, kann man über die Auswahl einer abweichenden Adresse jetzt auch auf die zugehörige Bankverbindung inklusive Mandatsdaten zugreifen. Aus einem Vertrag heraus greift man automatisch auf die zugehörige bzw. zugeordnete Bankverbindung aus der VB-Maske inklusive der Mandatsdaten zu.
6. Einschränkungen durch die SEPA-Mandate (AI) / Deaktivierung
Für Kunden, abweichende Adressen oder Verträge, denen ein SEPA-Mandat für das AI zugeordnet ist, gelten gewisse Einschränkungen bei der Bearbeitung, weil die Zuordnung der SEPA-Mandate nicht verloren gehen darf. Deshalb sind bestimmte Lösch- und Überschreibaktionen nicht mehr oder nur noch eingeschränkt möglich. Diese Einschränkungen kann man aufheben, indem man das zugeordnete Mandat deaktiviert und damit von dem Vorgang (Kunde, Adresse oder Vertrag) abtrennt. Das Mandat bekommt dann den Status "X" und kann nur noch über die Gesamtübersicht der Mandate gefunden werden. Nach der Abtrennung kann diesem Vorgang auch wieder ein neues Mandat (mit einer neuen Mandatsreferenz) zugeordnet werden.
7. Zugriffsberechtigungen für Inkassoparameter und SEPA-Mandate (AI)
Für die Inkassoparameter in der KB- und der VB-Maske gibt es neue Zugriffsberechtigungen:
Für die Parameter zum Rechnungsdruck ist nun die FiBu-Berechtigung der Stufe 3 notwendig.
Für die Parameter zu Zahlung, DTA und Mahnung inklusive der neuen SEPA-Mandate ist die Fibu-Berechtigung der Stufe 2 erforderlich.
Die normale FiBu-Berechtigung (Stufe 1) beinhaltet die Stufen 2 und 3.
8. Konkrete Umstellung auf das SEPA-Lastschriftverfahren (AI)
Nach der Installation auf die neue IVM-Version 4500 haben Sie hiermit alle Möglichkeiten, die umgestellten Bankverbindungen zusammen mit den erzeugten SEPA-Mandaten zu prüfen und gegebenenfalls zu korrigieren bzw. zu optimieren.
Die bisherigen Eintragungen betr. Einzugsermächtigungen bleiben zunächst einmal erhalten und auch aktiv. Bei der Durchführung des Agenturinkassos bleibt also zunächst noch das bisherige Lastschriftsystem aktiv.
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