Änderungen im
August/September 2013
1. Neue IVM-Version 4500 / Überblick über die wesentlichen Neuerungen
Die neue IVM-Version 4500 enthält eine komplette Neugestaltung aller Adressmasken der IVM-Software (ausgenommen der Kunden- und Interessentenverwaltung, welche bereits im Jahre 2011 neugestaltet wurde). Insbesondere wurde die Verwaltung der Bankverbindungen betreffend der neuen SEPA-Anforderungen erweitert. Die Anbindung von Telefon, Mail und Internet wurde analog zu den Kundenmasken auf alle anderen Adressmasken übertragen.
Im einzelnen betrifft dies folgende Bereiche:
- Versicherer (VR) inkl. der weiteren Adressen (ADR) und Ansprechpartner (ASP)
- Untervermittler (VM) jetzt auch mit weiteren Adressen (ADR) und Ansprechpartnern (ASP)
- Weitere Adressen (WA) inkl. der weiteren Adressen (ADR) und Ansprechpartner (ASP)
- Mitarbeiter (MA)
- Schadenadressen (AS)
2. Umstellung der Bankverbindungen (SEPA)
Alle Masken mit Bankverbindungen wurden SEPA-fähig gemacht, dh. es stehen jetzt neben BLZ und Kontonummer auch BIC und IBAN zur Verfügung. Mit der Installation der neuen IVM-Version 4500 werden für alle Bankverbindungen automatisch BIC und IBAN ermittelt, soweit dies möglich ist. In einem Konvertierungsprotokoll werden alle Bankverbindungen mit fehlerhafter oder unklarer Konvertierung aufgelistet.
Wichtiger Hinweis zur Ermittlung von BIC und IBAN
Wir können im Einzelfall keine Garantie für eine korrekte Ermittlung von BIC und IBAN geben. In der Praxis gibt es bei vielen Banken Sonderfälle und Abweichungen, welche von der Deutschen Bundesbank als IBAN-Regeln gesammelt und veröffentlicht werden. Wir haben diese IBAN-Regeln soweit wie möglich berücksichtigt. Allen Beteiligten an diesem Umstellungsprozess können hierbei Fehler oder Unzulänglichkeiten unterlaufen sein.
Zudem ist eine korrekte Ermittlung von BIC und IBAN nur möglich, wenn die Ausgangsdaten (BLZ und Kontonummer) korrekt sind. Die alten Kontonummern enthielten auch bislang in der Regel bereits eine Prüfziffer. Diese wurde von uns in der Vergangenheit nicht kontrolliert und dies tun wir (von Ausnahmen abgesehen) auch nicht bei dieser Umstellung. Die erfassten Bankleitzahlen gleichen wir mit der aktuellen BLZ-Datei der Deutschen Bundesbank ab. Für nicht mehr gültige Bankleitzahlen wird keine IBAN erzeugt, stattdessen erscheint ein Fehlerhinweis im Konvertierungsprotokoll.
Es werden nur die Bankverbindungen von aktuellen Datensätzen automatisch umgestellt. Nicht umgestellt werden Datensätze, welche bereits historisiert (HI) oder deaktiviert (X) wurden. Dies gilt zum Beispiel auch für Schadenadressen von historisierten Schäden. Eine Umstellung der Bankverbindungen solcher Altdaten ist in der Regel unnötig und würde aufgrund von oftmals veralteten Bankleitzahlen das Fehlerprotokoll unnötig aufblähen. Eine nachträgliche manuelle Umstellung ist natürlich möglich (mit dem Button [BIC+IBAN]).
Eine bereits erfasste IBAN wird bei der Konvertierung auf einen korrekten Aufbau (richtige Prüfziffern) kontrolliert. Wenn gleichzeitig noch die BLZ und die alte Kontonummer vorhanden sind, müssen diese zu BIC und IBAN passen. Wenn dies nicht der Fall sein sollte, so kann man zur Behebung des Fehlers entweder die bisherige BLZ und Kontonummer löschen oder aber die Abweichung bewusst akzeptieren. Hierzu steht bei jeder Bankverbindung neben dem Button [BIC+IBAN] der Button [AKZ] zum Akzeptieren von Abweichungen zur Verfügung.
Bei der Umstellung wird auch die Tabelle 40 (Banktabelle) berücksichtigt. Für die dort erfassten Bankleitzahlen wird der zugehörige BIC-Code, soweit möglich, ermittelt.
3. Darstellung der IBAN-Nummer / Schnittstellen
Alle IBAN-Nummern werden im IVM für eine bessere Lesbarkeit im sogenannten Papierformat, dh. in Viererblöcken mit Leerzeichen-Lücken dargestellt. Alle manuell eingegebenen IBAN-Nummern werden beim Prüfen bzw. Speichern auf dieses Format überprüft und gegebenenfalls angepasst.
Für die Weiterverarbeitung außerhalb der IVM-Software ist häufig das sog. elektronische Format (ohne Lücken) erforderlich. Für die Ausgabe in Textbausteinen oder ASCII-Dateien gibt es daher einen neuen Parameter (#OL), um optional alle Lücken aus Leerzeichen zu entfernen. Dieser neue Parameter ist grundsätzlich in Kombination mit allen IVM-Variablen einsetzbar.
Beispiel:
Die Variable [VB.IBAN] ergibt: DE41 3007 0024 0901 4952 00
Die Variable [VB.IBAN#OL] ergibt: DE41300700240901495200
Desweiteren wurde im Kontext-Menü (rechte Maustaste) für alle Datenfelder eine neue Funktion "Kopieren (ohne Lücken)" ergänzt. Diese erlaubt es insbesondere, eine im IVM erfasste IBAN-Nummer umgewandelt ins elektronische Format in den Zwischenspeicher zu übernehmen.
4. Neue Strukturen beim Lastschrifteinzug (KB- und VB-Maske)
Die kundenbezogene KB-Maske zur Verwaltung der zentralen Bankverbindungen eines Kunden wurde wie folgt angepasst:
Das bisherige Datenfeld "Einzugsermächtigung generell" wurde in "Lastschrift generell" umbenannt. Mit diesem Datenfeld kann man in Zukunft im Sinne eines Info-Hinweises andeuten, dass diese Bankverbindung für den aktuellen Kunden generell für den Lastschrifteinzug verwendet werden kann. Ein "Ja" in diesem Datenfeld bedeutet aber in Zukunft nicht mehr, dass für diese Bankverbindung ein generelles SEPA-Mandat besteht. Dieses muss gesondert hinterlegt werden.
Nur beim Einsatz des Zusatzmoduls Agenturinkasso können in der KB-Maske noch generelle SEPA-Mandate hinterlegt werden. Im Falle von Verträgen im Zentralinkasso müssen die SEPA-Mandate in der VB-Maske hinterlegt werden.
Die vertragsbezogene VB-Maske zur Verwaltung der Bankverbindung zum einzelnen Vertrag wurde wie folgt angepasst:
Auf der linken Seite der VB-Maske wird die dem Vertrag zugeordnete Bankverbindung angezeigt. Diese kann entweder aus der KB-Maske stammen oder aus einer abweichenden Rechnungsadresse (ADR). Man kann auch eine der drei Bankverbindungen aus der KB-Maske auswählen. Zu der ausgewählten Bankverbindung wird angezeigt, ob für sie generell ein Lastschrifteinzug erwünscht ist bzw. ob für das Agenturinkasso bereits ein Rahmenmandat vorliegt.
Die VB-Maske enthält nach wie vor das Datenfeld "Einzugsermächtigung für diesen Vertrag?". Da im Falle von Verträgen im Zentralinkasso davon auszugehen ist, dass die Datenpflege im Versicherungsbüro die Umstellung der Versicherer auf SEPA-Mandate nicht unbedingt zeitnah nachvollzieht, bleibt auf jeden Fall die Information erhalten, dass für den Vertrag einmal eine Einzugsermächtigung erteilt wurde, die dann wahrscheinlich vom Versicherer in ein SEPA-Mandat umgewandelt wurde.
Falls sich der Vertrag im Agenturinkasso befindet, kann man diesem ein kundenbezogenes SEPA-Rahmenmandat zuordnen und aktivieren. Hierauf wird an anderer Stelle näher eingegangen. Bei einem Vertrag im Zentralinkasso verwaltet der Versicherer das jeweilige SEPA-Mandat, so dass das Versicherungsbüro dies nur als Info speichern muss. Dies kann nur einzeln pro Vertrag erfolgen.
Für die Erfassung von SEPA-Mandaten (auch als Info) muss in der jeweiligen Maske grundsätzlich die Bankverbindung vorhanden sein. Eine zugeordnete Bankverbindung reicht nicht aus. Deshalb gibt es in der VB-Maske jetzt eine Kopierfunktion, um die zugeordnete Bankverbindung bequem zu übernehmen (Button [Kopieren -> VS ]). Anschließend kann man für diese Bankverbindung ein SEPA-Einzelmandat zu diesem Vertrag hinterlegen. Im Falle des Zentralinkassos reicht es aus, in der aufgerufenen SEPA-Mandatsmaske eine simple J/N-Angabe zu machen. Wenn gewünscht, kann man aber auch das Mandatsdatum, die Mandatsreferenz sowie in der Versicherermaske VR2 die Gläubiger-ID hinterlegen. Eine solche SEPA-Mandats-Info kann aktiviert werden. Zusammen mit der Aktivierung ist die zugehörige Bankverbindung dann gegen Änderungen geschützt. Sollte sich später die Bankverbindung einmal ändern, muss man das SEPA-Mandat zunächst unterbrechen, anschließend die Bankverbindung ändern und dann das SEPA-Mandat wieder aktivieren. Diese Vorgehensweise wird zukünftig identisch sein sowohl beim Agenturinkasso als auch beim Zentralinkasso.
5. Neue Versicherermasken (VR)
Die neuen VR-Masken unterteilen sich in zwei Teilmasken:
VR1 - Hauptmaske
VR2 - Abrechnung
Die Hauptmaske VR1 enthält nur noch eine Adresse und keine Direktionsadresse mehr. Stattdessen kann zukünftig eine weitere Adresse (ADR) hierfür verwendet werden. Die bisher erfassten Direktionsadressen werden automatisch in eine solche weitere Adresse konvertiert. Die bisher verfügbaren Variablen für die Direktionsadresse wurden ersatzlos gestrichen. Die beiden Bankverbindungen befinden sich jetzt in der Maske VR2 (Abrechnung).
Weitere wichtige Neuerungen in den beiden VR-Masken sind:
- Weiterer Zugriff (mit Tabelle 1101)
- Ansprechpartner inkl. individuelle Anrede
- interner Betreuer
- zugeordneter Untervermittler
- bevorzugter Korrespondenzweg (Tabelle 56)
- zweite Homepageadresse
- Änderungshinweis (Tabelle 55)
- Angaben zur Stornoreserve
- Versicherungssteuer-Nummer
- Gläubiger-ID (für Lastschrifteinzug des VR)
Analog zu den Kunden kann über das neue Datenfeld Weiterer Zugriff direkt auf die Versicherer zugegriffen werden.
Angepasst bzw. erweitert wurden auch die zugehörigen Masken der Ansprechpartner (ASP) und der weiteren Adressen (ADR). Zur Strukturierung und Einsortierung steht bei den ASP das Datenfeld Abteilung (Tab.1111) und bei den ADR das Datenfeld Kategorie (Tab.1110) zur Verfügung. Sowohl bei den ADR als auch den ASP gibt es zudem das Datenfeld Funktion (mit der einheitlichen Tabelle 1112). Bei den ADR wurde das bisherige Feld Hinweis in das Feld Kategorie übernommen.
In der Maske der Wichtigen Hinweise (HW) zum Versicherer wurde die Anzahl der Zeilen verdoppelt.
6. Neue Untervermittlermasken (VM)
Die neuen VM-Masken unterteilen sich in zwei Teilmasken:
VM1 - Hauptmaske
VM2 - Abrechnung
Die Hauptmaske VM1 gibt es jetzt für zwei Adressarten (natürliche und juristische Person). Bislang war die Untervermittlermaske nur für natürliche Personen ausgelegt. Nach der Umstellung sind alle Untervermittler zunächst als natürliche Personen vorhanden. Im Menü "Extras" finden Sie eine Funktion zur nachträglichen Umwandlung. Die Bankverbindung befindet sich jetzt in der Maske VM2 (Abrechnung).
Weitere wichtige Neuerungen in den beiden VM-Masken sind:
- Einteilung in Kategorie (mit Tabelle 1122)
- Weiterer Zugriff (mit Tabelle 1121)
- individuelle Anrede
- interner Betreuer
- bevorzugter Korrespondenzweg (Tabelle 56)
- zweite E-Mail-Adresse
- zweite Bankverbindung (in Maske VM2)
- Änderungshinweis (Tabelle 55)
Analog zu den Kunden kann über das neue Datenfeld Weiterer Zugriff direkt auf die Untervermittler zugegriffen werden. Weitere Zugriffs-/Sortiermöglichkeiten bestehen über das neue Datenfeld Kategorie (Nummer und Text).
Auch bei den Untervermittlern können jetzt weitere Adressen (ADR) und Ansprechpartner (ASP) hinterlegt werden. Für die ADR gibt es die Auswahl zwischen natürlicher und juristischer Person. Zur Strukturierung und Einsortierung steht bei den ADR das Datenfeld Kategorie (Tab.1130) und bei den ASP das Datenfeld Abteilung (Tab.1131) zur Verfügung. Sowohl bei den ADR als auch den ASP gibt es jetzt das Datenfeld Funktion (mit der einheitlichen Tabelle 1132).
In der Maske der Wichtigen Hinweise (HW) zum Versicherer wurde die Anzahl der Zeilen verdoppelt.
7. Neue Weitere-Adressen-Maske (WA)
Die neue Hauptmaske WA gibt es jetzt für zwei Adressarten (natürliche und juristische Person). Bislang war die WA-Maske nur für juristische Personen ausgelegt. Nach der Umstellung sind alle WA-Adressen zunächst als juristische Personen vorhanden. Im Menü "Extras" finden Sie eine Funktion zur nachträglichen Umwandlung.
Weitere wichtige Neuerungen in der WA-Maske sind:
- Aus dem Adresstyp wurde jetzt die Kategorie (Tabelle 1142)
- Weiterer Zugriff (mit Tabelle 1141)
- individuelle Anrede
- bevorzugter Korrespondenzweg (Tabelle 56)
- Änderungshinweis (Tabelle 55)
Analog zu den Untervermittlern kann über die Datenfelder Weiterer Zugriff sowie Kategorie (Nummer und Text) direkt auf die WA-Adressen zugegriffen werden.
Angepasst bzw. erweitert wurden die zugehörigen Masken der weiteren Adressen (ADR) und Ansprechpartner (ASP). Auch für die ADR gibt es die Auswahl zwischen natürlicher und juristischer Person. Zur Strukturierung und Einsortierung steht bei den ADR das Datenfeld Kategorie (Tab.1150) und bei den ASP das Datenfeld Abteilung (Tab.1151) zur Verfügung. Sowohl bei den ADR als auch den ASP gibt es zudem das Datenfeld Funktion (mit der einheitlichen Tabelle 1152).
8. Neue Mitarbeiter-Maske (MA)
Die wesentlichen Neuerungen der neuen Hauptmaske MA sind:
- individuelle Anrede
- Geburtsdatum
- Angaben zu Diensteintritt, Dienstaustritt und BAV
- Änderungshinweise (Tabelle 55)
Es bestehen neben der Mitarbeiternummer und dem Kurznamen folgende Zugriffs- und Sortiermöglichkeiten:
- Abteilung (Nummer und Text)
- Gruppe (nur Nummer)
- Funktion (Nummer und Text)
9. Neue Schadenadress-Maske (AS)
Die neue Hauptmaske AS für Schadenadressen gibt es jetzt für zwei Adressarten (natürliche und juristische Person). Bislang war die AS-Maske nur für juristische Personen ausgelegt. Nach der Umstellung sind alle Schadenadressen zunächst als juristische Personen vorhanden. Im Menü "Extras" finden Sie eine Funktion zur nachträglichen Umwandlung.
Weitere wichtige Neuerungen in der AS-Maske sind:
- Aus der Adressart wurde jetzt die Kategorie (Tabelle 85)
- individuelle Anrede
- bevorzugter Korrespondenzweg (Tabelle 56)
- zweite Telefonnummer
Neben dem Zugriff über den Kurznamen gibt es in der Übersicht aller Schadenadressen jetzt weitere Zugriffs- und Sortiermöglichkeiten:
- Plz, Ort, Strasse
- Ort, Strasse
- Kategorie (Nummer und Text)
- Info/Kennzeichen
10. Neue Maske für individuellen Ansprechpartner VR zum Schaden
Auch die Maske für den individuellen Ansprechpartner des Versicherers zum Schaden wurde aktualisiert. Wichtige Neuerungen sind:
- Abteilung (jetzt mit VR-Tabelle 1111 verknüpft)
- Funktion (mit VR-Tabelle 1112)
- zweite und dritte Telefonnummer
- Geburtsdatum
- Bemerkungsfelder
Wie bisher kann ein zum Schaden erfasster individueller Ansprechpartner in den zugehörigen Versicherer übernommen werden.
11. Geänderte Struktur der IVM-Tabellen
Die Erweiterung der Adressmasken machte eine Umstrukturierung der IVM-Tabellen notwendig. Nachfolgend finden Sie einen Überblick über die neuen bzw. geänderten Tabellen:
Die bisherigen Tabellen 1100 bis 1199 (ED-Deklarationen) und 1200 bis 1299 (Indices/Gleitwert) wurden wie folgt verschoben:
Tabellen 1300 bis 1399 : ED-Deklarationen
Tabellen 1400 bis 1499 : Indices/Gleitwert
Der hierdurch entstehende freie Bereich ab 1100 wird jetzt wie folgt genutzt:
Tabellen 1100 bis 1119 : VR-spezifische Tabellen
Tabellen 1120 bis 1139 : VM-spezifische Tabellen
Tabellen 1140 bis 1159 : WA-spezifische Tabellen
Tabellen 1160 bis 1179 : MA-spezifische Tabellen
Einige Tabellen aus dem Bereich unter 100 wurden in diese neuen Bereiche verschoben:
Tabelle 5 (Sammelnummern VR) wurde verschoben zur Tab. 1100.
Tabelle 43 (Funktion/Position VR ASP) wurde verschoben zur Tab. 1112 (Funktion (VR ASP/ADR)).
Tabelle 42 (Adressarten WA) wurde verschoben zur Tab. 1142 (Adresskategorie (WA)).
Tabelle 35 (Abteilungen Mitarbeiter intern) wurde verschoben zur Tab. 1160 (Abteilung intern (MA)).
Tabelle 36 (Gruppen Mitarbeiter intern) wurde verschoben zur Tab. 1161 (Gruppe intern (MA)).
Tabelle 37 (Funktionen Mitarbeiter intern) wurde verschoben zur Tab. 1162 (Funktion intern (MA)).
Tabelle 38 (Hon.stufen Mitarbeiter intern) wurde verschoben zur Tab. 1163 (Honorarstufe intern (MA)).
Folgende weitere Tabelle wurde neu hinzugefügt:
Tabelle 11 : Zahlungsweg
12. Auswertungen zu VR, VM, WA und MA
Die Auswertungen für Versicherer, Untervermittler, WA-Adressen und Mitarbeiter wurden an die neuen Strukturen angepasst. Alle erstellten alten Auswertungen können weiter gelesen oder verarbeitet werden.
Die bisherigen Prozeduren für Auswertungen zu VR, VM, WA und MA können nicht mehr verwendet, sondern müssen neu aufgebaut werden. Aus dem gleichen Grunde können bisher erstellte Auswertungen dieser Bereiche nicht mehr wiederholt werden.
13. Anpassung/Erweiterung der Dokumentationsfunktionen
Die zahlreichen Dokumentationsfunktionen wurden an die neuen Maskenstrukturen angepasst.
Im Rahmen der kundenbezogenen Vertragsübersicht steht aus dem Layout "Bank" heraus eine vertragsbezogene Kurzübersicht aller Bankverbindungen zur Verfügung. Hierdurch kann man für den Kunden zu Kontrollzwecken eine entsprechende Liste erstellen.
14. Erweiterung der IVM-Suchfunktion
In der IVM-Suchdatenbank sind jetzt zusätzlich zu den Bereichen Kunde (VN) und Versicherer (VR) auch die Bereiche Interessent (IN, im Falle des eigenständigen Interessentenmoduls), Untervermittler (VM), Weitere Adressen (WA) und Mitarbeiter (MA) eingebunden. Nicht eingebunden sind bis auf weiteres die Schadenadressen (AS). Wenn bei den AS Bedarf besteht oder dies gewünscht ist, bitten wir um eine entsprechende Mitteilung an Ihren Betreuer.
In der Suchdatenbank wurde jetzt für die einzelnen Bereiche eine Prioritäten-Reihenfolge wie folgt festgelegt: VN, IN, VR, VM, WA, MA
Bei einem gleichen vollständigen Suchbegriff hat also ein gefundener Kunde (VN) Vorrang vor einem gefundenem Interessenten (IN), dieser vor einem gefundenem Versicherer (VR) usw.
Betreffend der genannten Bereiche kann auch getrennt gesucht werden (Bereichsfilter).
15. Eingehende Anrufe über die TAPIMaster-Schnittstelle
Bei eingehenden Anrufen, welche im IVM-Zentralmenü erscheinen, werden jetzt auch solche Telefonnummern gefunden, bei denen nicht die exakte Durchwahl im IVM gespeichert ist. Dies wird dadurch erreicht, dass im Falle einer Telefonnummer, welche nicht als Ganzes gefunden wird, nacheinander bis zu drei Stellen rechts abgeschnitten werden und mit der jeweils reduzierten Nummer in der Suchdatenbank geschaut wird. Sollte die Suche jetzt erfolgreich sein, so kann man aus der Anzeige im Zentralmenü erkennen, welche Nummer tatsächlich eingegangen ist und welche Nummer anschließend gefunden wurde. In einem Beispiel sieht dies wie folgt aus:
Im Zentralmenü wird angezeigt: 026891234 (13 -> 0)
Angerufen hat demnach die Telefonnummer 02689123413.
Im IVM gefunden wurde die Telefonnummer 0268912340.
Dieses Beispiel stellt den "Idealfall" dar. Da es bei der erweiterten Suche auch zu falschen Ergebnissen kommen kann, werden solche (nicht exakten) Suchergebnisse zur Warnung immer in roter Schrift dargestellt. Auch nicht gefundene Telefonnummern werden jetzt immer rot dargestellt.
Desweiteren stehen im Zentralmenü jetzt eigenständige Buttons für den direkten Rückruf zur Verfügung.
16. IVM auf mehreren Monitoren (Desktop-Erweiterung)
Bei der IVM-Software wurde jetzt das Verhalten beim Einsatz auf mehreren Monitoren optimiert. Zunächst einmal ist das Verhalten beim Einblenden von kleineren Dialogfenstern (Positionierung) auf einem Nebenmonitoren identisch mit dem Verhalten auf dem Hauptmonitor. Auch das Maximieren und Zurücksetzen funktioniert nun auf allen Monitoren identisch und korrekt.
Wenn man das IVM-Zentralmenü auf einen anderen Monitor verschiebt, so werden standardmäßig jetzt alle neuen Windows-Tasks auch auf diesem Monitor geöffnet. Hierzu kann man in der IVM-Konfiguration (mit Parameter 5) ganz individuelle Einstellungen vornehmen, auf welchem Monitor das IVM-Zentralmenü geöffnet werden soll und auf welchem Monitor (abhängig oder auch unabhängig von der Position des aktuellen Zentralmenüs) die IVM-Untertasks geöffnet werden sollen. Die genauen Details hierzu finden Sie im entsprechenden Handbuchkapitel zur IVM-Konfiguration.
Diese Optimierungen gelten nur für Windows-Tasks. Die zum Teil noch vorhandenen Konsolen-Tasks werden nach wie vor auf dem Hauptbildschirm geöffnet.
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