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Änderungen im
Juni/Juli 2013
1. Umstellung der AI-Einzugsermächtigungen auf SEPA-Mandate (nur für Agenturinkasso)
Die nachfolgenden Informationen betreffen nur Verträge im Agenturinkasso. Bei Verträgen im Zentralinkasso sind die jeweiligen Versicherer für die Umstellung zuständig.
Vorhandene Einzugsermächtigungen für Verträge im AI können in SEPA-Basislastschriftmandate umgewandelt werden, sofern sie in Schriftform vorliegen. Um diesen Umstellungsprozess zu unterstützen, haben wir die IVM-Software noch in der aktuellen Version 4400 um einige Datenfelder ergänzt. Diese neuen Felder sind nur freigeschaltet im Rahmen des Zusatzmoduls Agenturinkasso. Zudem haben nur Benutzer mit mindestens der normalen FiBu-Berechtigung (Stufe 1) Zugriff hierauf.
In der KB-Maske (zum Kunden) sowie der VB-Maske (zum Vertrag) kann jetzt das Datum einer vorliegenden Einzugsermächtigung erfasst werden. Dieses EZ-Datum wird bei der späteren automatischen Umstellung als entscheidendes Kriterium für das Vorhandensein einer schriftlichen Einzugsermächtigung verwendet. Gleichzeitig empfehlen wir, die vorliegende Einzugsermächtigung in eingescannter Form als Anlage zum Kunden oder Vertrag zu archivieren.
Zu Bankverbindungen in abweichenden Kundenadressen konnte bislang keine Einzugsermächtigung hinterlegt werden. Dies war nur im Rahmen der VB-Maske oder in einem Rechnungsaufteiler (RA) möglich. Da zukünftig auch diesen Bankverbindungen SEPA-Mandate zugeordnet sein können, haben wir auch in der ADR-Maske die Erfassung eines EZ-Datums vorgesehen.
Sollte bereits ein schriftliches Kombi-Mandat (Einzugsermächtigung inklusive SEPA-Mandat) vorliegen, so kann dies ebenfalls erfasst werden. Als EZ-Datum ist in diesem Fall das Mandatsdatum zu hinterlegen, welches dann für das zukünftige Mandat verwendet wird.
Mit der neuen IVM-Version 4500, die wahrscheinlich ab September/Oktober verfügbar sein wird, werden automatisch alle Bankverbindungen auf BIC und IBAN umgestellt. Für alle Bankverbindungen mit erfasstem EZ-Datum werden vollautomatisch SEPA-Mandate erzeugt. Die SEPA-Mandate werden in einer eigenen Datenbank gespeichert, mit einer separaten Ident-Nummer pro Mandat. Diese Ident-Nummer wird dann die zukünftige Mandatsreferenz sein. Es wird unterschieden zwischen folgenden Mandatsformen:
Das Gesamt-Rahmenmandat wird für Bankverbindungen der KB-Maske mit einer generellen Einzugsermächtigung erzeugt. Es gilt für alle Verträge eines Kunden, denen diese BV laut KB-Maske zugeordnet ist, die sich im Agenturinkasso befinden und für die in der VB-Maske keine abweichenden Angaben hinterlegt sind.
Das Teil-Rahmenmandat kann entweder zur KB-Maske oder zu einer abweichenden Adresse erzeugt werden, und zwar dann, wenn eine Bankverbindung aus der KB-Maske oder einer abweichenden Adresse aktiv einem Vertrag oder der Position eines Rechnungsaufteilers (RA) zugeschlüsselt ist und der Vertrag bzw. die Rechnungsaufteiler-Position sich im AI-Einzug befindet.
Ein Einzelmandat gilt für nur genau einen Vertrag und wird nur in der VB-Maske erzeugt, wenn dort eine eigenständige Bankverbindung erfasst ist und für diesen Vertrag eine Einzugsermächtigung für das Agenturinkasso besteht.
Nach der Installation der neuen IVM-Version 4500 können Sie selbst entscheiden, ab wann Sie schrittweise auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren umsteigen möchten. Das alte Lastschriftverfahren ist noch bis zum 31.01.2014 möglich und wird bis dahin auch von IVM unterstützt. Für jedes SEPA-Mandat, welches aus der Umwandlung einer Einzugsermächtigung entstanden ist, müssen Sie den Kunden vor der ersten Abbuchung mit dem SEPA-Lastschriftverfahren schriftlich informieren. Beim DTA für den Lastschrifteinzug werden die erstmaligen Abbuchungen für ein umgestelltes Mandat in einer eigenen Rubrik einsortiert, so dass Sie die erforderlichen Schritte (Serienbrief) unternehmen und die notwendigen Fristen einhalten können.
Diese Informationen erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit betreffend der Umstellung auf das SEPA-Lastschriftverfahren. Hierzu sei auf die einschlägigen Informationen verwiesen, die von Banken, Verbänden oder anderen Stellen herausgegeben werden. Bei Fragen oder Unklarheiten stehen wir Ihnen gerne zu weiteren Auskünften zur Verfügung.
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