Änderungen im
April 2019
1. Neue erweiterte Testversion der "Neuen Auswertungen"
Achtung: Aufgrund von notwendigen internen Anpassungen wird das neue Auswertungsmodul erneut zurückgesetzt, so dass die bisher erstellten Auswertungen mit dem Update verloren gehen.
Folgende weitere Kategorien von Auswertungen sind jetzt verfügbar:
- Vertragsauswertungen VS
- Schadenauswertungen SA
- Inkassoauswertungen AI
- Inkassoauswertungen ZI
Es fehlen noch die Terminauswertungen.
Für die erwähnten Kategorien stehen zudem folgende Unterkategorien zur Verfügung:
Vertragsauswertung:
- Bestandsliste (1)
- Fälligkeitsliste (2)
- Antragsliste (3)
- Auslaufende Verträge (4)
- Zu kündigende Verträge (5)
- ED-Liste (6)
Schadenauswertung:
- Schadenliste (1)
- Zahlungsliste (2)
Inkassoauswertung AI:
- Inkassoliste (1)
- Zahlungsliste (2)
- AE-Liste (3)
Inkassoauswertung ZI:
- Inkassoliste
Für alle Kategorien und Unterkategorien existieren jeweils besondere Anzeige-Layouts.
Wie die bisherigen Auswertungen können auch die neuen Auswertung wiederholt werden, dh. die Bedingungen werden immer zusammen mit einer Auswertung gespeichert und können deshalb für eine Wiederholung benutzt werden. Zudem gibt es wieder die Möglichkeit zum Speichern von Prozeduren, zukünftig für eine bessere Übersicht aufgeteilt nach den Kategorien.
Zur Identifizierung einer neuen Auswertungen in anderen Programm-Modulen wird ein Ident-Name eingeführt, der ordnerübergreifend eindeutig ist. Dieser ist maximal 8stellig und enthält standardmäßig die laufende Nummer (Lfd.Nr.) aus der zugehörigen Verwaltungsdatenbank AWV. Diese laufende Nummer ist nicht unveränderbar wie eine Ident-Nummer, sondern wird zum Beispiel bei einer Reorganisation (Neuaufbau) der AWV-Datenbank oder einer Wiederholung der Auswertung stets neu vergeben. Man kann aber einen eigenen, nichtnumerischen Ident-Namen vergeben, welcher bei den genannten Aktionen erhalten bleibt, vergleichbar mit einer Ident-Nummer. Mit einem Button oder der Taste [Tab] kann der Ident-Name in allen Übersichten ein- bzw. ausgeblendet werden.
Bei der Benutzung von erstellten Auswertungen in anderen Programm-Modulen wie zum Beispiel in dynamischen Kunden- oder Vertragsanpassungen kann in vielen Fällen mit der 8stelligen Namensangabe sowohl der bisherige Name (bei alten Auswertungen) als auch der Ident-Name (bei neuen Auswertungen) angesprochen werden. Die neuen Auswertungen müssen sich hierfür nicht im jeweiligen Hauptordner befinden wie die alten Auswertungen.
Für die Berechtigungskontrolle gibt es eine AW-Masterberechtigung. Nur mit dieser neuen Masterberechtigung hat man einen Zugriff auf die Auswertungen aller Mitarbeiter. Im Normalfall hat jeder Mitarbeiter nur Zugriff auf seine Auswertungen. Die AW-Masterberechtigung ist zudem notwendig, um die neuen Auswertungsprozeduren zu verwalten (Neuanlage, Löschen).
2. Festlegung der Verwendung sowie Gliederung der Zusatzmaske in Textform (ZU)
Zu fast jedem Vorgang in IVM steht die sogenannte Zusatzmaske in Textform (ZU) zur Verfügung, um zusätzliche Informationen als freien Text zu erfassen und zu speichern. Der IVM-Benutzer ist frei in Bezug auf den Inhalt und den Aufbau der gespeicherten Texte. Bisher war in Bezug auf die Verwendung bzw. die Ausgabe in Dokumentationen unklar, wie mit der ZU-Maske zu verfahren ist. Vorsichtshalber wurden deshalb in Dokumentationen die Zusatzinfos standardmäßig nicht mit ausgegeben, sondern konnten nur optional hinzugefügt werden.
Zukünftig wird die Zusatzmaske ZU deshalb aufgeteilt in zwei Seiten bzw. Bereiche, eine Seite für interne Verwaltungszwecke und eine zweite Seite für weitere Angaben zur externen Weitergabe, zum Beispiel für Betriebsbeschreibungen, ergänzende Vertragsbedingungen etc. Im Detail sieht dies wie folgt aus:
Die bisher erfassten Inhalte in den ZU-Masken werden mit "Verwendung unklar" gekennzeichnet und werden zunächst dem internen Bereich zugeordnet. Solange "Verwendung unklar" aktiv ist, wird man bei der ersten Bearbeitung automatisch gefragt, ob die bisherigen Zusatzinfos zukünftig für interne Zwecke oder für die externe Weitergabe verwendet werden sollen.
Der Bereich für die externe Weitergabe kann ganz oder in Teilen für die Ausgabe in externen Dokumentationen verwendet werden. Dies geschieht vollautomatisch, wenn in der ersten Zeile des externen Bereichs das Kürzel ..DOKU angegeben ist. Wenn nicht der komplette Bereich in die externe Ausgabe fließen soll, kann man den Ausgabebereich mit den Befehl ..DOKUEND im weiteren Verlauf begrenzen. Wenn in diesem Zusammenhang weitere ..-Kürzel (siehe Punkt 3 unten) erscheinen sollten, werden diese automatisch durch Leerzeilen ersetzt.
Grundsätzlich hat man bei den Dokumentation immer die Option der Gesamtausgabe der internen und externen Zusatzinfos. Hierbei erfolgt die Ausgabe aber immer inklusive aller ..-Steuerbefehle.
Weitere Ausgabemöglichkeiten speziell für Textbausteine sind in Punkt 3 (siehe unten) beschrieben.
Bereits erfasste Zusatzinfos können jederzeit vom internen in den externen Bereich oder zurück verschoben werden, vorausgesetzt, der jeweilige Zielbereich ist noch leer. Per Button oder mit der Taste F8 kann man zwischen dem internen und externen Bereich wechseln.
Für folgende Kategorien steht diese erweiterte Zusatzmaske (ZU) mit der Unterscheidung in einen internen und einen externen Bereich zur Verfügung:
- Kunden
- Interessenten
- Verträge (inkl. Historien und Angebote)
- Versicherer
- Untervermittler
- WA-Adressen
- Mitarbeiter
In den anderen Kategorien wie Termine, Schäden, Agenturinkasso etc. verbleibt der Aufbau der Zusatzmaske (ZU) wie bisher, dh. es gibt nur einen (internen) Bereich.
3. Gliederung der Zusatzinfos für getrennte Ausgabe in Dokumenten
Erfasste Zusatzinfos kann man zukünftig in getrennte Abschnitte unterteilen. Dies geschieht mit Hilfe von sog. Punktbefehlen der Gestalt ..XXXX , wobei XXXX ein beliebiger maximal 4stelliger Bezeichner ist, der mit einem Buchstaben beginnt. Mit einem solchen Befehl legt man den Beginn eines Abschnitts fest. Dieser reicht bis zum nächsten ..-Befehl oder bis zum Ende der Zusatzinfo. Zur Begrenzung ist auch ein ..-Befehl ohne Bezeichner möglich.
Mit Hilfe der nachfolgenden Variablen kann man zurzeit nur bei Kunden und Verträgen die einzelnen Zeilen solcher Abschnitte in Textbausteinen ausgeben:
[VNZU.XXXX-Znnnn] - Zeile nnnn aus Abschnitt XXXX der Zusatzinfos VN für interne Zwecke
[VNZE.XXXX-Znnnn] - Zeile nnnn aus Abschnitt XXXX der Zusatzinfos VN für externe Weitergabe
[VSZU.XXXX-Znnnn] - Zeile nnnn aus Abschnitt XXXX der Zusatzinfos VS für interne Zwecke
[VSZE.XXXX-Znnnn] - Zeile nnnn aus Abschnitt XXXX der Zusatzinfos VS für externe Weitergabe
Diese neuen Möglichkeiten helfen dabei, zum Beispiel Betriebsbeschreibungen oder besondere Vereinbarungen gezielt zu erfassen und in Anträgen, Policen oder sonstigen Dokumentationen auszugeben.
4. Neuordnung der IVM-Datenbankreorganisation
Das IVM-Tool zur Reorganisation der Datenbanken wurde wegen der laufenden Ergänzung weiterer Datenbanken neu geordnet. Die Kapazität wurde von bisher 80 Datenbanken auf 100 Datenbanken erhöht. Dies bedeutet, dass der externe Befehl zum Aufruf geändert werden muss. Wenn man alle Datenbanken reorganisieren will, lautete der Befehl bisher: IVM /RO 1 80
Jetzt muss man als geänderten Befehl verwenden: IVM /RO 1 100
oder noch besser den ganz neuen Befehl: IVM /RO /ALLE
Bitte beachten Sie die neue Verteilung der Datenbanken auf den jetzt insgesamt fünf Bildschirmseiten.
5. Neue FiBu-Administratorberechtigung
Für die IVM-Agentur- und Finanzbuchhaltung steht mit der FiBu-Administratorberechtigung eine weitere Berechtigungsstufe zur Verfügung. Diese ist für die Erfassung und Änderung von grundlegenden Einstellungen notwendig, die nicht direkt mit dem Tagesgeschäft zu tun haben:
- Einrichtung des ersten Buchungsjahres (bei der Ersteinrichtung der IVM-FiBu)
- Erfassung und Änderung des Kontenrahmens (bei Buchungsjahren mit Freigabestatus)
- Durchführung einer automatischen Korrektur der Kontensalden (Abgleich mit Inkasso)
- Endgültiges Schließen eines Buchungsjahres (BILANZ)
- Gesammeltes Löschen von Inkassosätzen (AI und ZI)
Die Hinterlegung erfolgt in der IVM-Benutzerkonfiguration (weitere Infos siehe dort im Handbuch).
Mit der neuen FiBu-Administratorberechtigung kann nicht das normale Tagesgeschäft betreffend Verträgen, Schäden oder Inkasso abgewickelt werden. Entsprechende Aufrufe und Funktionen sind in diesem Falle gesperrt.
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