Änderungen im
September/Oktober 2022
1. Gesammelte Freigabe von Auswertungen für andere Mitarbeiter
In den "Neuen Auswertungen" besteht nur ein Zugriff auf die eigenen Auswertungen, dh. welche man selbst erstellt hat, sofern man keine Auswertungs-Masterberechtigung hat. Man kann aber eine Auswertung gezielt für ausgewählte weitere Mitarbeiter freigeben. Bislang war dies nur im Einzelfall möglich und zwar innerhalb der Maske der Kurzinformation zu einer Auswertung.
Jetzt steht eine Funktion zur gesammelten Freigabe aller Auswertungen eines Mitarbeiters in einem Ordner für einen anderen Mitarbeiter zur Verfügung. Optional können zu diesem Ordner alle Unterordner mit berücksichtigt werden. Sie finden diese neue Funktion im Menü "Organisation" (Taste Umsch+F6). Mit dieser Funktion lassen sich auch bestehende Freigaben wieder gesammelt löschen. Für die gesammelte Freigabe sowie das gesammelte Löschen von Freigaben ist die Auswertungs-Masterberechtigung notwendig.
2. Dokumente aus Korrespondenz (KO) öffnen, bearbeiten und erneut archivieren
Bislang gibt es für archivierte Dokumente unter anderem folgende zwei Optionen:
- Aufruf zum Anschauen (mittels Ablage in einem nicht direkt zugänglichen EXPORT-Ordner)
- Bereitstellung im Archivierungsordner (aber ohne Aufruf)
Jetzt steht ergänzend eine Kombination aus beiden Optionen zur Verfügung:
- Bereitstellung mit anschließendem Aufruf (Öffnen) direkt im Archivierungsordner
Hierdurch wird auf einfache Weise eine Bearbeitung möglich und das gespeicherte Ergebnis steht anschließend zum erneuten Archivieren bereit. Hierbei wird der alte Stand grundsätzlich nicht überschrieben, sondern es erfolgt immer eine neue Archivierung mit aktuellem Datum.
Im Rahmen dieser Erweiterung wurde auch das Kontextmenü zum Einzelvorgang (rechte Maustaste) in allen Korrespondenzübersichten überarbeitet und neu geordnet.
3. Neuerungen beim Archivieren / Erweiterte Zeichensätze bei Dateinamen
Im IVM-Archivierungsordner werden zukünftig Dateinamen nicht mehr automatisch gekürzt oder auf sonstige Weise verändert. Erst beim konkreten Archivieren im IVM erfolgt eine notwendige Kürzung und Anpassung des Dateinamens für die Ablage im IVM. Hierbei werden alle in IVM nicht zulässigen Zeichen in Unterstriche ( _ ) umgewandelt. Zulässig in IVM sind für Dateinamen zukünftig nur noch folgende Zeichen (Positivliste):
- alle Klein- und Großbuchstaben inkl. Umlaute
- alle Ziffern 0 bis 9
- Sonderzeichen: + - _ = & % @ ' ! $ # ( )
- Die eckigen [ ] und geschweiften Klammern { } werden in normale Klammern ( ) umgewandelt.
In diesem Zusammenhang haben wir weitere Anpassungen vorgenommen. Dies betrifft Dateinamen mit Zeichen aus erweiterten Zeichensätzen (zum Beispiel UTF-8). Bislang gab es hier manchmal Zugriffsprobleme, so dass ein Archivieren in IVM nicht möglich war. Jetzt kann IVM in der Regel damit umgehen, wobei der archivierte Dateiname im IVM dann aber nur noch die Zeichen der Positivliste enthält.
In den Übersichtsmasken des Archivierungsordners zur Abgreifen von Korrespondenzen und Anlagen wurden ebenfalls Anpassungen vorgenommen.
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