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Änderungen im
November 2023
1. Erweiterte Kontenverwaltung in der IVM-Finanzbuchhaltung
Die Kontenverwaltung der IVM-Finanzbuchhaltung wurde um einige Optionen erweitert:
Die FiBu-Konten sind ab sofort analog zu anderen Bereichen der IVM-Software mit einem neuen Aktivierungskennzeichen versehen. Die Ausprägungen sind A (Aktiv), P (Passiv) und X (Deaktiviert). Diese Option steht nachträglich auch für alle bereits bestehenden Buchungsjahre zur Verfügung.
Mit der Einführung der neuen Aktivierung sind zunächst einmal alle Konten aktiv. Nur aktive Konten können bei der Erfassung von Buchungen verwendet werden.
Mit der Aktivierung Passiv (P) kann man Konten vorläufig für die weitere Verbuchung sperren. Das Setzen und Aufheben der Aktivierung Passiv (P) ist jederzeit und ohne Einschränkungen möglich. Passive Konten bleiben vollwertige Konten der Finanzbuchhaltung.
Demgegenüber ist die Deaktivierung (X) eines Kontos nur dann möglich, wenn das Konto keinen Saldo und keine Buchungen hat sowie im Falle eines Sammelkontos auch alle Unterkonten bereits deaktiviert sind. Das Deaktivieren ersetzt das Löschen von FiBu-Konten, welches zukünftig nicht mehr möglich ist. Deaktivierte Konten sind standardmäßig ausgeblendet und werden zudem bei der Eröffnung eines neuen Buchungsjahres nicht mehr in das Folgejahr übernommen.
Die weiteren Änderungen betreffen nur zukünftige Buchungsjahre, dh. solche, die nach Absprache und Installation des entsprechenden Updates neu erzeugt worden sind. Diese sind im Auswahlmenü der Buchungsjahre mit der Kennung „K“ gekennzeichnet:
In den neuen Buchungsjahren ist zukünftig zu jedem FiBu-Konto das zugehörige Konto aus dem Vorjahr angegeben (siehe Maske der Kontodaten). Dieses ist standardmäßig die bisherige Kontonummer. Im neuen Buchungsjahr kann dadurch jetzt eine Kontonummer geändert werden, ohne dass die Verbindung zum Vorjahr verloren geht. In den vorhergehenden Buchungsjahren ist die Änderung einer Kontonummer zukünftig nicht mehr möglich, nur noch im neuesten Buchungsjahr.
In der Übersicht aller FiBu-Konten sind Neu-Konten sowie Konten mit Umbenennung (V/U) in einer neuen Spalte Hk. (Herkunft) deutlich erkennbar.
Bei der Saldenübernahme zwischen zwei Buchungsjahren wurden bislang einfach die vorhandenen Kontonummern abgeglichen. Bei den neuen Buchungsjahren (mit der Kennung K) erfolgt stattdessen der Abgleich über das neue Datenfeld „Kontonummer des Vorjahrs“. Wenn diese bei einem neu angelegten Konto nicht vorhanden ist, erfolgt auch keine Übernahme mehr aus dem Vorjahr. Wenn dies trotzdem gewünscht ist, sollte man das neue Konto zunächst im Vorjahr anlegen. Dann erfolgt nämlich, im Gegensatz zu bisher, eine vollautomatische Anlage auch in den Folgejahren, zusammen mit dem Verweis auf das zugehörige Konto aus dem Vorjahr. Wenn bei einer Saldenübernahme aus dem Vorjahr Konten gefunden werden, welche im neuen Buchungsjahr fehlen, werden diese in der zweiten Stelle der Aktivierung mit einer Raute (#) gekennzeichnet.
Des Weiteren stehen in den neuen Buchungsjahren zu jedem Konto zwei Zeilen für Hinweise/Infos zur Verfügung. Bei zukünftigen Neu-Konten ist zudem erkennbar, wann und durch wen Sie erstmals angelegt wurden.
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