Änderungen im
Februar 2024
1. IVM-Posteingänge in Archivierungsordner etc. verschieben
Der IVM-Posteingang bietet jetzt die Möglichkeit, die Dokumente einer Postsendung in einen der verfügbaren Archivierungsordner zu verschieben. Auch der neue „GDV-Ordner“ für GDV-Importdateien kann angesprochen werden. Hierdurch ist man flexibler bei der Archivierung bzw. der Verarbeitung von Posteingängen.
Mit dem Verschieben verschwindet die Postsendung automatisch aus dem Posteingang bzw. dem Unterpostkorb. Ein Zurückholen von verschobenen Dokumenten in den Posteingang ist nicht mehr möglich.
2. Festlegung IVM-Ordner für GDV-Importdateien
Beim Zusatzmodul GDV-Transfer besteht jetzt die Möglichkeit, einen sog. „GDV-Ordner“ für die GDV-Importdateien festzulegen. Diese Festlegung erfolgt in der IVM-Konfiguration (Parameter 60/25).
Befindet sich die GDV-Importdatei in diesem Ordner, so kann man die Datei ohne Angabe eines Ordners direkt ansprechen. Ansonsten kann aber auch wie bisher eine komplette Pfadstruktur angegeben werden.
Sollte in IVM ein lokaler Archivierungsordner eingerichtet sein, so besteht jetzt ergänzend die Möglichkeit, eine Importdatei von dort in den GDV-Ordner hochzuladen (Taste ). Dies ist speziell beim Einsatz von IVM Cloud sinnvoll und notwendig.
Hilfreicher Tipp: Man kann eine Datei aus dem Windows-Explorer direkt auf die entsprechende Maske der GDV-Task ziehen. Dies bewirkt, dass der Dateiname (mit seiner ganzen Pfadstruktur) in das aktuelle Eingabefeld (zum Beispiel der Name der Importdatei) kopiert wird.
3. Verwaltung von Risikoanteilen ohne Deckung (optional, Zusatzmodule Beteiligungen)
Im Rahmen der Zusatzmodule Beteiligungen können jetzt auch unvollständige Verteilungspläne von Versicherern verwaltet werden. Hierbei geht es um den Fall, dass für ein Risiko kein vollständiges Konsortium von Versicherern gefunden wurde und ein bestimmter prozentualer Anteil des Risikos ohne Deckung bleibt.
Hierzu ist zunächst innerhalb der Versichererverwaltung ein formaler Versicherer mit der Bezeichnung „Ohne Deckung“ und der Aktivierung „FX“ anzulegen. Diese Aktivierung FX kann nur mit der FiBu-Administratorberechtigung vergeben oder wieder geändert werden.
In der Beteiligungsübersicht zu einem Vertrag kann dieser FX-Versicherer dazu verwendet werden, um eine unvollständige Beteiligung auf 100% aufzufüllen. In einem Verteilungsplan darf maximal eine Position mit einem FX-Versicherer belegt sein, sinnvollerweise die letzte in der Übersicht. Eine solche Position ist in einem neuen Datenfeld als „Risikoanteil ohne Deckung“ gekennzeichnet sowie in der Übersicht mit einem „X“. Da sich die Prämie auf die restlichen Positionen verteilt, entsprechen die prozentualen Prämienanteile nicht den Risikoanteilen. Wenn man die Position „Ohne Deckung“ markiert hat, kann man mit einer Anpassungsfunktion (neuer Button) die Prämienanteile der restlichen Positionen berechnen. Wenn dies nicht passt, weil die einzelnen Versicherer unterschiedliche Beitragssätze berechnen, muss man die individuellen Prämienanteile (Prozente) selbst ermitteln und manuell erfassen. Die Prämienanteile dieser übrigen Positionen (mit Deckung) müssen in der Summe wieder 100% ergeben.
Analoges gilt für die Beteiligungsübersichten von Vertragshistorien und Angeboten sowie im Agenturinkasso und bei Schäden, wobei die Funktionalitäten und Bedingungen im Einzelfall eingeschränkt oder abgewandelt sind.
Bei weiteren Fragen oder Unklarheiten hierzu steht Ihnen Ihr IVM-Betreuer gerne zur Verfügung.
4. Aufteilung der Beträge der Untervermittlerabrechnung nach AI und ZI
In eine Untervermittlerabrechnung im Rahmen des Zentralinkassos (ZI) können Fälligkeiten aus dem Agenturinkasso (AI) einfließen. Jetzt gibt es in der Übersicht der Abrechnungen ein zweites Layout [AI/ZI], welches die Gesamtsumme der Abrechnungsbeträge aufgeteilt nach AI und ZI anzeigt. Diese Aufteilung ist hier allerdings nur für zukünftige Abrechnungen verfügbar.
Aber es gibt beim Ausdruck der Abrechnung jetzt die Option einer Liste der Gesamtprovisionen pro Untervermittler aufgeteilt nach AI und ZI. Dies ist auch bei den bisherigen (alten) Abrechnungen möglich.
Der Hintergrund für diese Erweiterung ist, dass die AI-Anteile bereits automatisch in der IVM-Finanzbuchhaltung verbucht werden, wohingegen der ZI-Anteil gesondert manuell gebucht werden muss
5. Übernahme aus dem temporären Dokumentenkorb (DK) in MS-Outlook
Der temporäre Dokumentenkorb erlaubt es, kunden- bzw. vorgangsübergreifend Dokumente zur weiteren Verarbeitung zusammenzustellen, um diese beispielsweise als Anlage in eine E-Mail zu übernehmen (IVM-Mail oder MS-Outlook). Analog zu IVM-Mail kann man jetzt bei der Übernahme nach MS-Outlook die Anlagen auch verschieben, dh. mit der Übernahme direkt aus dem Dokumentenkorb wieder entfernen.
6. Hinweise zur Handhabung der neuen b-OX LD Cloud (IVM-Posteingang)
In der bisherigen IVM-Schnittstelle zur b-OX LD wurden die Postsendungen nach der Abholung aus der Cloud standardmäßig gelöscht. Zukünftig werden die abgeholten Sendungen stattdessen in den Papierkorb der Cloud verschoben, ähnlich wie vorher in der b-OX Classic. Dort kann man zukünftig im Notfall nochmals darauf zugreifen.
Wichtig nur für Nutzer der kostenlosen Community-Edition:
In der b-OX LD zählen die Sendungen des Papierkorbs zum maximalen Kontingent von 5000 Postsendungen. Ist dieses erreicht, ist kein Postabruf mehr möglich, bis man durch Löschen wieder Platz in der Cloud geschaffen hat
7. Vorgabe des (internen) Sachbearbeiters in der Schadenmaske
Bei der Neuanlage eines Schadens wird zukünftig der aktuelle IVM-Benutzer automatisch als interner Sachbearbeiter in der Schadenmaske vorgegeben. Diese Vorgabe ist bei der weiteren Schadenerfassung natürlich änderbar.
Sollte eine automatische Verknüpfung von Schäden mit Geschäftsvorfällen (GV) eingerichtet sein, bleibt alles wie bisher.
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