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Änderungen im
Januar 2014
1. Neue Variablen für die Ausgabe der Versicherungssteuer
Zum Vertrag und zum Inkassosatz (AI) stehen jetzt [NZ.VST-%T] und [AI.VST-%T] als zusätzliche Variablen zur Ausgabe des Versicherungssteuersatzes zur Verfügung. Im Unterschied zu den bereits verfügbaren Variablen [NZ.VST-%] und [AI.VST-%] wird für den Fall, dass der Steuersatz Null ist und der Betrag der Versicherungssteuer nicht gleich Null, der Text "diverse" ausgegeben.
Für ED-Positionen zum Vertrag stehen jetzt einheitliche (spartenunabhängige) Variablen für die Brutto- und Nettoprämie laut Zahlweise sowie die zugehörige Versicherungssteuer zur Verfügung.
2. Inkassodokumentation intern (AI)
Für einen einzelnen Inkassosatz steht jetzt eine vereinfachte interne Inkassodokumentation zur Verfügung (mit Provisionsdaten und Untervermittlern). Diese ist direkt aufrufbar aus der Druck/Dokumentationsfunktion eines Inkassosatzes.
3. Voreinstellung für Berücksichtigung von Historien bei Auswertungen
In der IVM-Konfiguration kann man mit dem neuen Parameter 59 jetzt vorgeben, ob bei bestimmten Auswertungsarten standardmäßig die Historien bzw. bei Verträgen die Stornoverträge berücksichtigt werden sollen. Diese neue Einstellung ist möglich für Vertragsauswertungen (betr. Stornoverträgen), Schadenauswertungen, Inkassoauswertungen (AI und ZI) sowie Terminauswertungen.
4. Aktivierung des SEPA-DTA für Lastschriften (AI)
Vor der Aktivierung des SEPA-Lastschrifteinzugs ist zunächst einmal dafür Sorge zu tragen, das alle relevanten SEPA-Mandate erzeugt, geprüft und freigegeben sind. Für SEPA-Mandate, die aus der Umwandlung einer Einzugsermächtigung entstanden sind, muss rechtzeitig ein Info-Schreiben an den Kunden versandt worden sein. Das Datum dieses Info-Schreibens wird zum Mandatsdatum des neuen Mandats, gleichzeitig erhält das Mandat den Status "I" (siehe Änderungshinweise November 2013).
Die SEPA-Gläubiger-Daten müssen in der IVM-Konfiguration im Rahmen der Niederlassungsdaten hinterlegt sein (siehe Änderungshinweise Oktober 2013).
Die internen Bankzuordnungen, aufrufbar aus dem Modul Rechnungsdruck/DTA mittels , müssen betreffend SEPA auf dem neuesten Stand sein.
Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, kann in der IVM-Konfiguration mit dem Parameter 28 der SEPA-DTA aktiviert werden. Es ist eine testweise (T), volle (V) oder ausschließliche (A) Aktivierung möglich.
Testweise Aktivierung: Es erfolgt keine automatische Übernahme des SEPA-Mandats bei der Inkasso-Sollstellung. Man kann aber im Einzelfall über den Button [BV/SM aktualisieren] in der AZ-Maske ein SEPA-Mandat für diesen Inkassosatz aktivieren.
Volle Aktivierung: Es erfolgt eine automatische Übernahme des SEPA-Mandats bei der Inkasso-Sollstellung. Wenn kein SEPA-Mandat vorliegt oder dieses nicht vollständig, unterbrochen oder storniert ist, wird stattdessen die hinterlegte Einzugsermächtigung, sofern vorhanden, aktiviert.
Ausschließliche Aktivierung: Es erfolgt wie bei der vollen Aktivierung eine automatische Übernahme des SEPA-Mandats bei der Inkasso-Sollstellung. Es werden aber keine Einzugsermächtigungen mehr verwendet, dh. wenn kein korrektes SEPA-Mandat vorliegt, wird der Lastschrifteinzug für den Inkassosatz deaktiviert.
Nach dem Ende der Übergangsfrist (voraussichtlich nach dem 1.8.2014) wird die volle Aktivierung automatisch zur ausschließlichen Aktivierung.
5. Durchführung des SEPA-DTA für Lastschriften (AI)
Nach der Aktivierung des SEPA-Lastschrifteinzugs können ganz normal wie bisher Bereitstellungen zum Rechnungsdruck bzw. DTA durchgeführt werden. In der Übergangsphase können gleichzeitig Lastschrifteinzüge nach dem alten und nach dem neuen Verfahren bereitgestellt werden. Bei einer ausschließlichen Aktivierung sind nur noch SEPA-Lastschriften möglich.
Die Bereitstellung zum DTA liefert zunächst einmal alle Lastschriften zusammen, und zwar in der gleichen Spalte wie bisher. Wenn man anschließend wie gewohnt die Taste zur Erzeugung der DTA-Datei betätigt, erhält man eine automatische Aufteilung in alte Lastschriften (mit Einzugsermächtigung) und neue Lastschriften (mit SEPA-Mandat). Diese beiden Teilbereiche sind getrennt weiterzuverarbeiten. Für die alten Lastschriften kann wie bisher eine DTA-Datei (DTAUS) erzeugt werden, für die neuen SEPA-Lastschriften steht das neue SEPA-Format (XML) zur Verfügung.
Die SEPA-Lastschriften werden automatisch nach Erstlastschriften und Folgelastschriften aufgeteilt. Für diese gelten unterschiedliche Kennzeichnungen und Einreichungsfristen, deshalb müssen sie in getrennten DTA-Dateien eingereicht werden. Je nachdem, ob Erst- und/oder Folgelastschriften vorhanden sind, werden also eine oder auch zwei SEPA-DTA-Dateien erzeugt. Diese haben pro Bereitstellung etc. einen individuellen Namen und werden im Unterordner \IVM\TRANS oder einem alternativen Ordner (Umgebungsvariable IVMDTA) abgelegt. Sie können bei einer erneuten Erstellung nicht überschrieben werden. Analog wie beim bisherigen DTA wird auch beim SEPA-DTA automatisch ein Protokoll auf dem Drucker ausgegeben.
Für jede erzeugte SEPA-DTA-Datei wird in einer neuen SEPA-Lastschrift-Datenbank ein SEPA-Lastschriftauftrag erzeugt. Die Übersicht der SEPA-Lastschriftaufträge ist mit der Taste aufrufbar.
Es werden zwei Varianten der SEPA-Basislastschrift unterstützt, die normale Basis-Lastschrift (CORE) und die Eil-Lastschrift (COR1) mit verkürzten Einreichungsfristen. Das geplante Ausführungsdatum wird jeweils automatisch vorgeschlagen, ist aber entsprechend der Vereinbarung mit der eigenen Bank zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen. Nicht unterstützt wird bis auf weiteres die Firmen-Lastschrift.
Im jeweiligen SEPA-Mandat wird immer automatisch der aktuelle Stand der Verarbeitung vermerkt. Wenn ein SEPA-Mandat bei einer Bereitstellung das erste Mal angesprochen wird, so wird dieses mit dem Status "BST" bei "Erste Lastschrift" gekennzeichnet. Das angezeigte Datum ist das Bereitstellungsdatum. Bei der anschließenden Erzeugung einer SEPA-DTA-Datei muss das geplante Ausführungsdatum angegeben werden. Mit der Erzeugung der SEPA-DTA-Datei wird der Status im SEPA-Mandat auf "AUSF" gesetzt. Das angezeigte Datum ist jetzt das geplante Ausführungsdatum. Wenn dann der jeweilige Lastschriftauftrag ausgeführt wird, erfolgt die Buchung auf dem Kontoauszug. In der Übersicht der SEPA-Lastschriftaufträge muss man diese Buchung mittels Eingabe des Buchungsdatums bestätigen. Diese Bestätigung führt im SEPA-Mandat zu dem Status "BUCH". Das angezeigte Datum ist dann das Buchungsdatum. Normalerweise sollte das geplante Ausführungsdatum mit dem tatsächlichen Buchungsdatum übereinstimmen. Es ist aber möglich, dass sich aufgrund von fehlerhafter Planung oder verspäteter Einreichung das geplante Ausführungsdatum nochmals nachträglich verändert.
Wichtiger Hinweis: Es sind für ein SEPA-Mandat keine Folgelastschriften möglich, solange keine Erstlastschrift eingetragen ist und diese nicht den Status "BUCH" hat. Wenn also bei einem neuen SEPA-Mandat mehr als eine Lastschrift gleichzeitig eingereicht werden soll, so kann zunächst einmal nur eine verarbeitet werden. Diese wird dann zur Erstlastschrift und die zweite sowie alle weiteren bleiben erst einmal in Wartestellung, bis die erste Lastschrift tatsächlich gebucht ist.
Anschließend können Folgelastschriften in beliebiger Zahl eingereicht werden. Auch hier sollte die Bestätigung der Buchung regelmäßig erfolgen. Wenn dies nicht geschieht, wird nach spätestens drei Jahren der Lastschrifteinzug für dieses Mandat automatisch gestoppt. Dies basiert auf der Regel, dass ein SEPA-Mandat automatisch verfällt, wenn es drei Jahre nicht genutzt wurde.
Nach einer Bereitstellung zum DTA ist zukünftig keine neuer Bereitstellungslauf möglich, bevor nicht für die bestehende Bereitstellung alle notwendigen DTA-Dateien erzeugt wurden. Hierdurch soll verhindert werden, dass einmal bereitgestellte Lastschriftaufträge aus Versehen verloren gehen.
6. Lastschrift bei Änderung von Mandats- und Gläubigerdaten (AI)
Folgende Änderungen von Mandats- und Gläubigerdaten sind beim SEPA-Lastschrifteinzug anzeigepflichtig:
- IBAN des SEPA-Mandats
- BIC des SEPA-Mandats
- Name des Gläubigers
- Gläubiger-ID
Bei der jeweils nächsten Folgelastschrift muss in diesen Fällen einmalig eine Änderung angezeigt werden unter Angabe der neuen und der bisherigen Daten. Eine Änderung der Mandatsreferenz ist im IVM nicht vorgesehen. In diesem Fall ist ein komplett neues Mandat zu erzeugen.
Zur Änderung der Bankverbindung eines bereits benutzten Mandats ist dieses zu unterbrechen, anschließend auf der übergeordneten Maske (KB, VB oder ADR) die neue Bankverbindung zu erfassen und danach das Mandat wieder zu aktivieren. Die neue Bankverbindung erscheint zunächst nicht in der Mandatsmaske. Dort ist immer die Bankverbindung zu sehen, die bei der letzten Abbuchung verwendet wurde. Nur bei Mandaten, die noch nicht benutzt wurden, erscheint eine neue Bankverbindung auch sofort in der Mandatsmaske.
Der Name des Gläubigers und die Gläubiger-ID sind im Rahmen der Niederlassungsdaten (IVM-Konfiguration) gespeichert und können dort geändert werden. In einem benutzten SEPA-Mandat ist analog zur Bankverbindung immer der Gläubiger-Name und die Gläubiger-ID zu erkennen, der bei der letzten Abbuchung verwendet wurde.
Bei einer Bereitstellung zum DTA prüft das System bei jeder Folgelastschrift automatisch, ob sich die erwähnten Mandats- und Gläubigerdaten seit der letzten Abbuchung geändert haben. Wenn ja, werden diese Änderungen automatisch in der SEPA-DTA-Datei angezeigt und im Begleitprotokoll erscheinen entsprechende Hinweise. Der bisherige Stand des SEPA-Mandats wird automatisch historisiert und die Versionsnummer um 1 erhöht.
Eine Besonderheit ist zu beachten: Wenn sich nicht nur die IBAN des Mandats ändert, sondern auch der BIC, dh. wenn sich die neue Bankverbindung bei einem anderen Bankinstitut befindet, so wird die neue Lastschrift automatisch wieder zu einer Erstlastschrift (mit den verlängerten Einreichungsfristen). In der XML-Datei wird in diesem Fall aber aus Gründen des Datenschutzes nicht die bisherige Bankverbindung übermittelt, sondern stattdessen nur ein neutraler Änderungshinweis.
7. Änderungen bei den Rechnungs-/Zahlungshinweisen (AI)
Für den automatischen Rechnungsdruck können Rechnungs- und Gutschriftshinweise hinterlegt werden. Der Aufruf erfolgt jetzt mit und . Für diese entsprechenden Hinweise stehen jetzt verlängerte Zeilen zur Verfügung. Außerdem können jetzt bestimmte Texte deaktiviert werden. Folgende neue Variablen stehen für diese Hinweise jetzt zur Verfügung:
[RD.ZAHW-ZEI1] und [AI.ZAHW-ZEI1]: Zahlungshinweise, Zeile1
[RD.ZAHW-ZEI2] und [AI.ZAHW-ZEI2]: Zahlungshinweise, Zeile2
[RD.ZAHW-BANK] und [AI.ZAHW-BANK]: Name der Bank bei Lastschrift
[RD.ZAHW-IBAN] und [AI.ZAHW-IBAN]: IBAN und BIC bei Lastschrift
[RD.ZAHW-MAND] und [AI.ZAHW-MAND]: Mandatsreferenz und Gläubiger-ID bei Lastschrift
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