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Änderungen im
November 2017
1. Neukonzeption der Funktion "Verträge zu einem anderen Kunden verschieben"
Die Funktion zum Verschieben/Kopieren von Verträgen zu einem anderen Kunden (aufrufbar in der kundenbezogenen Vertragsübersicht über das Menü Extras/F7) wurde komplett neu konzipiert. Bei einigen wenigen Anwendern war dieses neue Konzept unter dem Namen "Einzelvertrag mit neuem VN verlinken" bereits im Einsatz.
Beim bisherigen Konzept erhielt ein Vertrag beim Verschieben bzw. Kopieren zu einem anderen Kunden (VN) immer eine neue Ident-Nummer. Dies hatte weitreichende Konsequenzen. Alle dem Vertrag zugeordneten Masken und Vorgänge mussten mitverschoben bzw. mitkopiert werden. Andernfalls ging die Verbindung zu den zugeordneten Vorgängen wie Termine, Korrespondenz, Geschäftsvorfälle, Schäden etc. verloren. Bzgl. des Inkassos war letzteres grundsätzlich der Fall.
Im zukünftigen Konzept bleibt die Ident-Nummer des Vertrags beim Verschieben erhalten. Das bedeutet, dass alle zugeordneten Vorgänge wie Termine, Korrespondenz, Geschäftsvorfälle, Schäden und sogar das Inkasso weiter dem Vertrag zugeordnet bleiben. Aber diese zugeordneten Vorgänge werden nicht zum neuen Kunden verschoben, sondern verbleiben beim alten Kunden. Dies gilt sogar für die bis dahin abgelegten Historien und Angebote. Wenn zu dem verschobenen Vertrag neue Vorgänge erzeugt werden, sind diese natürlich dem neuen Kunden zugeordnet. Offene Geschäftsvorfälle werden bei der ersten Bearbeitung nach dem Verschieben ebenfalls dem neuen Kunden zugeschlüsselt, erledigte verbleiben aber beim bisherigen Kunden.
Dies bedeutet, dass in allen vertragsbezogenen Übersichten nach dem Verschieben Vorgänge aufgelistet sein können, die verschiedenen Kunden zugeordnet sind. Vorgänge, die nicht dem aktuellen Kunden zugeordnet sind, sind in den vertragsbezogenen Übersichten zukünftig in der Regel in der Spalte ganz links mit einem Stern (*) gekennzeichnet. In der Übersicht der Vertragshistorien (und Angebotsablagen) wird zudem die standardmäßige Historie zum VN-Wechsel (Art VNW) mit einem Hinweis in Fettschrift (Kundennummer und Kurzname) auf den bisherigen Kunden gekennzeichnet.
Beim Verschieben besteht wie bisher die Option, einen Bezug zum bisherigen Kunden zu setzen. Dieser Bezug besteht jetzt aus drei Komponenten:
- Setzen eines Bezugs im Vertrag zum jeweils vorherigen Kunden [BZ]
- Erzeugen einer Vertragshistorie zum VN-Wechsel (Art VNW)
- Erzeugen einer deaktivierten "Minikopie" des Vertrags als Hinweis beim vorherigen Kunden
Die erwähnte Minikopie (ohne Untermasken) wird in der Stornoübersicht des bisherigen Kunden angelegt und verweist auf den ursprünglichen, aber verschobenen Vertrag. Selbst wenn der Vertrag mehrmals weiterverschoben wird, geht dieser Verweis bei allen bisherigen Kunden nicht verloren, da die Ident-Nummer des Vertrags stets erhalten bleibt.
Das Setzen eines Bezugs ist dann sinnvoll, wenn der zu verschiebende Vertrag beim Kunden bereits "Wurzeln geschlagen" hat, dh. falls es zugehörige Termine, Korrespondenzen, Geschäftsvorfälle, Historien, Schäden oder sogar Inkasso gibt. In einem solchen Fall wird standardmäßig das Setzen eines Bezugs vorgeschlagen. Wenn dagegen nur ein einfacher Vertragssatz vorhanden ist, zum Beispiel durch eine schlichte Fehleingabe oder einen GDV-Import, und man will diesen nur zum "richtigen Kunden" verschieben, macht das Setzen eines Bezugs keinen Sinn. In einem solchen Fall wird dies auch nicht vorgeschlagen.
Mit Hilfe des Parameters 56 in der IVM-Konfiguration ist es möglich, festzulegen, welche Anwender den vom System gemachten Vorschlag ändern dürfen und welche nicht. Des Weiteren kann man mit diesem Parameter auch einstellen, dass der Anwender vor jedem Verschieben ohne Vorschlag aktiv entscheiden muss, ob ein Bezug gebildet werden soll oder nicht.
Des Weiteren steht zudem eine Funktion zum gesammelten Verschieben von Verträgen zu einem anderen Kunden zur Verfügung. Diese kann nur von Benutzern mit der Berechtigung für dynamische Anpassungen etc. aufgerufen werden.
Auch hierbei muss festgelegt werden, ob für die einzelnen Verträge ein Bezug zum bisherigen Kunden gesetzt werden soll oder nicht. Hierzu gibt es drei Alternativen:
- Es wird grundsätzlich ein Bezug gesetzt (Auswahl Ja)
- Es wird grundsätzlich kein Bezug gesetzt (Auswahl Nein)
- Es wird vom Programm entschieden, ob ein Bezug gesetzt wird oder nicht (Auswahl Automatisch)
Die automatische Entscheidung entspricht dem jeweiligen individuellen Vorschlag bei der Einzelverschiebung. Die automatische Entscheidung ist die Standardvorgabe.
Welche Verträge gesammelt verschoben werden sollen oder nicht, kann entweder mit der Markierungsfunktion für Verträge oder durch Angabe der Sparte, der Spartengruppen oder der Aktivierungen festgelegt werden.
2. Änderung bei Geschäftsvorfällen (GV)
Bei der manuellen Neuanlage von Tätigkeiten zu Geschäftsvorfällen, die einem anderen Mitarbeiter zugeordnet sind, wird jetzt automatisch gefragt, welchem Mitarbeiter die neue Tätigkeit zugeordnet sein soll. Zur Auswahl stehen der angemeldete Benutzer oder der Mitarbeiter des Geschäftsvorfalls.
3. Änderung beim automatischen Rechnungsdruck/DTA (AI)
Bei der Bereitstellung für einen neuen Rechnungsdruck/DTA muss zukünftig die Bereitstellung zum Rechnungsdruck vorab getrennt von der Bereitstellung zum DTA durchgeführt werden. Der Grund ist die korrekte Zusammenstellung von Rechnungssammlern, die dann anschließend jeweils in einem Gesamtbetrag in den DTA einfließen.
4. Neue Spalte (T) in allen Korrespondenzübersichten
In allen Korrespondenzübersichten (und jeweils allen Layouts) wird jetzt rechts neben dem Dateityp eine neue Spalte mit dem Hinweis "T" angezeigt. Dies ersetzt den bisherigen Hinweis "TS" (für Textsuche), der lediglich im Layout [ORIG] angezeigt wurde.
Der Hinweis T hat eine der beiden folgenden Bedeutungen:
- Zu einem externen Dokument (z.B. DOC, DOCX etc.) ist ein zusätzlicher ASCII-Text gespeichert.
Die Anzeige des ASCII-Textes ist über das kontextsensitive Menü (rechte Maustaste) möglich.
- Das gespeicherte Dokument ist selbst ein ASCII-Text (Einfachtext aus der IVM-Textverarbeitung).
Beispiele hierfür sind Direktbriefe und Notizen (DB), Inkassorechnungen (INK) etc.
In beiden Fällen bedeutet dieser Hinweis gleichzeitig, dass über den ASCII-Text eine Stichwortsuche im Dokumentenfilter möglich ist.
Zur Erinnerung: Bei Word-Dokumenten, die über die IVM-Word-Schnittstelle gespeichert werden, wird der Inhalt des Dokuments in der Regel zusätzlich als ASCII-Text gespeichert.
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