Änderungen im
November 2024
1. Archivierung von E-Rechnungen in IVM / E-Rechnungs-Viewer Quba
Ab dem 01.01.2025 müssen alle Firmen, egal ob groß oder klein, in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dies ist die erste Stufe der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich.
Eine E-Rechnung ist entweder eine PDF-Datei (PDF/A-3) mit eingelagerter XML-Datei (hybrides ZUGFeRD-Format) oder eine bloße XML-Datei (XRechnung). Ob und in welchem Maße Sie ab Beginn des neuen Jahres bereits E-Rechnungen erhalten, kann noch nicht prognostiziert werden. In jedem Falle reicht es nicht aus, den PDF-Teil einer E-Rechnung auszudrucken und in einen Ordner wegzuheften. Eine digitale Rechnungsdatei muss im Original revisionssicher archiviert werden. Dies gilt im Übrigen auch für die bisherigen PDF-Rechnungen, auch wenn diese nicht den Anforderungen einer E-Rechnung entsprechen.
Hierzu bieten sich zum Beispiel die IVM-Archivdatenbanken an. Unter der Kategorie der weiteren Adressen (WA-Adressen) können Sie Ihre Lieferanten und Geschäftspartner getrennt vom Kunden- und Versichererbestand hinterlegen und in der zugehörigen Korrespondenzübersicht die E-Rechnungen archivieren. Mittels der Option einer Freigabe können Sie die E-Rechnungen nach der Archivierung vor nachträglichen Änderungen oder Löschen schützen.
Für die Anzeige einer E-Rechnung unterstützen wir die Einbindung des E-Rechnungs-Viewer Quba. Dies ist ein Open-Source-Programm und kann kostenlos im Internet heruntergeladen werden. In der IVM-Konfiguration stehen ab sofort entsprechende Optionen zur Einbindung von Quba zur Verfügung (Parameter 2506).
Der E-Rechnungs-Viewer wird beim Aufruf eines archivierten Dokuments als Auswahl angeboten, wenn der Typ PDF oder XML ist und gleichzeitig die Korrespondenzart "R" für Rechnung hinterlegt ist.
Quba zeigt beim hybriden ZUGFeRD-Format auf der linken Bildschirmseite die PDF-Datei und rechts die eingelagerten XML-Daten an. Bei einer reinen PDF-Datei (keine E-Rechnung) wird nur diese angezeigt, bei einer XRechnung nur die XML-Daten.
Wichtig ist hierbei zu wissen, dass beim hybriden Format für die Beweiskraft die XML-Daten entscheidend sind, nicht die PDF-Datei. Deshalb sollten Sie bei der Verarbeitung einer E-Rechnung immer auch einen Blick auf die eingelagerten XML-Daten werfen. Die XML-Daten müssen zwar der PDF-Ausgabe entsprechen, aber technisch gibt es keine Kontrollmöglichkeit betr. Abweichungen. Es gilt der Grundsatz, dass alle eingelagerten XML-Daten auch genauso in der PDF-Rechnung vorhanden sein müssen. Umgekehrt müssen nicht alle Details der PDF-Rechnung auch im eingelagerten XML-Teil vorhanden sein. Die XML-Daten müssen aber entsprechend den Vorschriften einer ordnungsgemäßen Rechnungserstellung vollständig sein.
Die Archivierung im IVM im Rahmen der WA-Adressen bietet Ihnen zusammen mit dem Quba-Viewer ein gutes Instrument, um mit dieser Herausforderung umzugehen. Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zu weiteren Auskünften zur Verfügung.
2. Übernahme der Korrespondenzart einer Gruppe bei Neuarchivierung
Wenn direkt aus einer Korrespondenzgruppe eine Neuarchivierung erfolgt, wird zukünftig die Korrespondenzart der übergeordneten Gruppe vorgeschlagen statt einem festen „K“ wie bisher. Dieser Vorschlag kann wie bisher nachträglich abgeändert werden. Diese Automatik ist zum Beispiel hilfreich beim Archivieren von Rechnungseingängen in Unterordnern mit der Korrespondenzart „RG“.
3. Umbenennen von externen Dateien im Archivierungsordner
Im IVM-Archivierungsordner ist jetzt grundsätzlich eine Umbenennung von Dateien bzw. Dokumenten möglich, soweit hierzu eine Berechtigung besteht. Das Umbenennen ist genau dann möglich, wenn auch ein Löschen möglich ist.
4. Wichtiger Hinweis zur IVM-Outlook-Schnittstelle
Microsoft wird ab dem 14. Oktober 2025 die Sicherheitsupdates für die Outlook Versionen 2016 und 2019 einstellen. Wenn Sie deshalb bereits auf eine neue Outlook-Version oder Office 365 umsteigen, gibt es folgendes für die IVM-Outlook-Schnittstelle zu beachten:
Microsoft unterscheidet in der neuen Version zwischen „Outlook (new)“ und „Outlook (classic)“. Für die weitere Nutzung der Schnittstelle ist es wichtig, dass sie weiter „Outlook (classic)“ verwenden. Beide Varianten werden standardmäßig installiert, das heißt sie müssen einfach die „klassische“ anstatt der „neuen“ Variante starten. Falls sie bereits die „neue“ Variante aktiviert haben, können sie über den Schalter oben rechts in ihrem Outlook Fenster („Das neue Outlook“) zurück zur klassischen Variante wechseln.
Bei Fragen oder Unklarheiten steht Ihnen Ihr IVM-Betreuer gerne zur Verfügung.
5. Besserer Überblick über Konfigurationsparameter bei vielen Benutzern
In der IVM-Konfiguration kann man zu einem Parameter, der dies zulässt, eine Benutzerübersicht mit den hinterlegten Werten aufrufen. Jetzt kann man in dieser Übersicht zwischen den Benutzern mit abweichenden und den Benutzern ohne abweichende Werte wechseln
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